In Class is het mogelijk om een systeemtaak in te richten waarbij automatisch persoonsgegevens worden geanonimiseerd op basis van een aantal voorwaarden. De mogelijkheid geldt (wanneer ingesteld) voor alle gebruikers binnen een bepaalde catalogus. De systeemtaak zal op aanvraag worden ingericht door een consultant, indien dit nog niet is gebeurd.
Het automatisch anonimiseren van persoonsgegevens houdt rekening met de volgende voorwaarden:
- Als de gebruiker [Aantal maanden]* niet is ingelogd
- En [Aantal maanden]* niet gewijzigd is (bv. via de HR upload)
- En [Aantal maanden]* geen actieve dienstverband(en)
- En [Aantal maanden]* geen actieve inschrijvingen heeft
- Dan zal het account worden geanonimiseerd
* Het aantal maanden is instelbaar en dient door de organisatie te worden bepaald in overleg met een consultant. Wij raden het aan om minimaal 12 (i.v.m. boekjaar) en maximaal 60 maanden in te stellen.
Wij zijn er van bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Op deze pagina laten we u weten welke gegevens we verzamelen en waarom we deze gegevens verzamelen. Zo snapt u precies hoe wij werken.
Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van Archipel Academy waaronder dit leerportaal valt. U dient zich ervan bewust te zijn dat niet verantwoordelijk is voor het privacy beleid van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van het leerportaal geeft u aan het privacy beleid te accepteren. Archipel Academy respecteert de privacy van alle gebruikers van haar product en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.
Ons gebruik van verzamelde gegevens
Gebruik van onze diensten
Wanneer u zich aanmeldt voor een van onze diensten vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Conclusion of die van een derde partij.
Communicatie
Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Archipel Academy. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.
Cookies
Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen. Deze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van Conclusion of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.
Doeleinden
We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacy beleid tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor hebben verkregen.
Derden
De informatie wordt niet met derden gedeeld. In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
Veranderingen
Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op ons product. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.
Keuzes voor persoonsgegevens
Wij bieden alle bezoekers de mogelijkheid tot het inzien, veranderen, of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op moment aan ons is verstrekt door te mailen naar: info@archipel.academy
Aanpassen/uitschrijven communicatie
Als u uw gegevens aan wilt passen of uzelf uit onze bestanden wilt laten halen, kunt u contact met ons op nemen.
Cookies uitzetten
De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.
Vragen en feedback
We controleren regelmatig of we aan dit privacy beleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacy beleid, kunt u contact met ons opnemen: privacy@archipel.academy
Algemene verordening gegevensbescherming
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. De AVG zorgt onder meer voor:
- versterking en uitbreiding van privacyrechten;
- meer verantwoordelijkheden voor organisaties;
- dezelfde, stevige bevoegdheden voor alle Europese privacytoezichthouders, zoals de bevoegdheid om boetes tot 20 miljoen euro op te leggen.
Bekijk de website van Autoriteit Persoonsgegevens voor meer informatie.
Anonimiseren, ook wel datamasking genoemd, is een methode waarbij persoonsgegevens zodanig worden bewerkt dat deze niet meer gebruikt kunnen worden om een persoon te identificeren. Deze bewerking is onomkeerbaar.
Anonimisering wordt op een aantal verschillende manieren gerealiseerd.
- Gebruikersnaam en gebruikersnummer worden geheel willekeurig in andere data vertaald.
- Achternaam wordt vertaald naar Geanonimiseerd
- Het opmerkingenveld bij een gebruiker krijgt een notitie met de datum en reden van de anonimiseringsactie.
- Inschrijvingen en orders blijven gewoon nog bestaan, maar zijn niet meer te herleiden naar de desbetreffende gebruiker.
In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben wij allen een verantwoordelijkheid om persoonsgegevens te verwijderen op verzoek van de medewerker. De manier hoe dit in Class wordt uitgevoerd is geoptimaliseerd.
Als een gebruiker het verzoek indient voor het verwijderen van zijn of haar persoonsgegevens, wordt er hiervoor een melding gestuurd naar Archipel Academy, waarna het anonimiseren van de gebruiker door Archipel Academy wordt uitgevoerd. Dit word gedaan door middel van een handmatige actie in de backoffice waarbij alle persoonlijke gegevens worden verwijderd.
In Class hebben wij een optie toegevoegd in de backoffice bij de gebruikersaccounts, waarbij een backoffice gebruiker door middel van één druk op de knop geanonimiseerd kan worden. Alle backoffice gebruikers die een rol hebben met het recht ‘Gebruiker anonimiseren’ zien onderstaande toevoeging bij het gebruikersaccount.
Deze knop kan gebruikt worden om een individuele gebruiker te anonimiseren. Dit houdt in dat de verzoeken niet meer naar Archipel Academy verstuurd moeten worden, maar dat dit door de bevoegde backoffice medewerker in jouw organisatie uitgevoerd kan worden.