Plannen op basis van locatiecapaciteit

Plannen op basis van locatiecapaciteit

Standaard bestaat in de Class beheeromgeving de mogelijkheid om een minimum en maximum aantal deelnemers voor een uitvoering in te stellen. Wanneer het maximum aantal inschrijvingen is bereikt, kunnen er zowel vanuit het portaal als vanuit de beheeromgeving geen nieuwe inschrijvingen toegevoegd worden.

Soms is voor een organisatie voor bepaalde uitvoeringen het maximum aantal deelnemers dat op een uitvoering past echter niet leidend, maar werkt de organisatie met een locatie die een bepaalde capaciteit heeft, waar tegelijkertijd meerdere uitvoeringen in gepland mogen worden. Een goed voorbeeld hiervan is een grote examenzaal, waar diverse examens tegelijk in afgenomen worden. Zo’n grote examenzaal wordt in deze werkinstructie als voorbeeld genomen voor de uitleg van het plannen op basis van locatiecapaciteit.

Hieronder wordt achtereenvolgens beschreven:

• Voorbeeld
• Instellen dat jouw organisatie gaat plannen op basis van zaalcapaciteit
• Beheren van de zaalcapaciteit
• Instellen dat voor een uitvoering de locatiecapaciteit leidend is.
• Details bekijken van de uitvoering.
• Inschrijven
  • • Medewerkers via de beheeromgeving inschrijven op de uitvoeringen die beide plaatsvinden in dezelfde locatie op hetzelfde moment.
    • Inschrijven via het portaal in op een uitvoering die tegelijkertijd plaatsvindt met een andere uitvoering, in dezelfde locatie.
• Instellen of voor de leeractiviteit overboeken mogelijk is wanneer ingeschreven wordt via de beheeromgeving.
• Medewerkers inschrijven die op de interesselijst staan
• Omboeken van een inschrijving
  • • Een inschrijving via de beheeromgeving omboeken naar een andere uitvoering
    • Een inschrijving via het portaal omboeken naar een andere uitvoering
• Resourceplanner
  • • Resourceplanner – Locatieplanbord en Uitvoering Agenda bekijken
    • Resourceplanner – Locatie en Docent Conflicten bekijken
• Uitvoeringen importeren via csv

Voorbeeld

In het voorbeeld gaan we uit van 2 examens (Examen 1 en Examen 2) die beiden plaatsvinden op 5 april in zaal Belvedere.

Examen 1 duurt van 9:00-13:00 en Examen 2 duurt van 9:00-12:00.

Zaal Belvedere heeft een capaciteit van 100 deelnemers.

Het enige dat belangrijk is, is dat er in totaal niet meer dan 100 medewerkers tegelijk een examen kunnen doen op locatie Belvedere. Voor hoeveel verschillende examens er deelnemers komen maakt niet uit.

Instellen dat jouw organisatie gaat plannen op basis van locatiecapaciteit

Ga in de catalogusinstellingen naar Resources en planning -> Planning. Daar vink je de instelling “Plannen mogelijk maken op basis van locatiecapaciteit in plaats van capaciteit uitvoering” aan.

Beheren van de locatiecapaciteit

Om de juiste beschikbaarheid in de zaal te kunnen zien, is een voorwaarde om de capaciteit van de locatie vast te leggen. Ga naar Resources -> Faciliteiten en zoek de locatie op. Op het tabblad Details vul je bij Zaalcapaciteit het minimum en maximum aantal personen in voor deze locatie. Het minimum zal vrijwel altijd 0 zijn. Het maximum is in ons voorbeeld 100.

Instellen dat voor een uitvoering de locatiecapaciteit leidend is.

In ons voorbeeld plan je voor Examen 1 een nieuwe uitvoering op 5 april 2023. Bij het toevoegen van de nieuwe uitvoering voor Examen 1, selecteer je bij ‘Maximum aantal deelnemers baseren op’  de optie ‘Maximum aantal beschikbare plaatse op locaties van bijeenkomsten’. Door deze optie te selecteren, is de mimimum maximum groepsgrootte van de uitvoering zelf niet meer van belang. Deze velden kan je niet meer invullen.

Maak ook 1 bijeenkomst aan van 09:00 – 13:00 op locatie Belvedere.

In ons voorbeeld plan je op dezelfde manier voor Examen 2 een nieuwe uitvoering op 5 april 2023. Maak ook 1 bijeenkomst aan van 09:00 – 12:00 op locatie Belvedere.

Bij het opslaan van deze tweede uitvoering krijg je de melding:

Boeken van de geselecteerde faciliteit levert conflicten met de volgende boekingen:- bijeenkomst op 05-04-2023- Van 9:00 tot 13:00 van leeractiviteit Examen 1. De wijzigingen toch doorvoeren?

Je kunt de overboeking van locatie Belvedere accepteren. Als beheerder weet je immers dat dat jouw grote examenzaal is, waar je bewust meerdere uitvoeringen in plant.

Details bekijken van de uitvoering.

Op de detailpagina van de leeractiviteit, tab Uitvoeringen, wordt rekening gehouden met welke waarde ‘Maximum aantal deelnemers baseren op’ voor de uitvoering heeft. Als dat de waarde ‘Maximum aantal beschikbare plaatsen op locaties van bijeenkomsten’ is, wordt het aantal beschikbare plaatsen benoemd op basis van de locatiegrootte (met huis-icoon erbij).
Als dat de waarde ‘Maximum aantal beschikbare plaatsen in uitvoering’ is, wordt het aantal beschikbare plaatsen benoemd op basis van het maximum aantal deelnemers van de uitvoering (met agenda icoon erbij).

In ons voorbeeld zie je bij de details van de uitvoering in de kolom ‘Plaatsen beschikbaar’ staan dat er nog 100 plaatsen beschikbaar zijn. De capaciteit van locatie Belvedere is immers leidend, en er zijn nog geen inschrijvingen op de twee toegevoegde uitvoeringen op 5 april in de ochtend.
In de kolommen ‘Min’ en ‘Max’ zie je resp. 0 en ∞ staan. Het minimum en maximum aantal deelnemers op de uitvoering is niet meer van belang, aangezien de beschikbare locatiecapaciteit bepaalt hoeveel deelnemers er toegelaten zullen worden op de uitvoering.

Als je de details van de uitvoering opent, zie je daar ook het veld ‘Maximum aantal deelnemers baseren op’ en de geselecteerde optie ‘Maximum aantal beschikbare plaatse op locaties van bijeenkomsten’. Je kunt dit op elk gewenst moment wijzigen naar ‘Maximum groepsgrootte van uitvoering’. Als je dat doet, dan bepalen de minimum en maximum ingestelde groepsgrootte weer hoeveel deelnemers er toegelaten zullen worden op de uitvoering.

Ook op de volgende pagina’s is het onderscheid zichtbaar tussen uitvoeringen die gepland zijn op basis van locatiecapaciteit en uitvoeringen die gepland worden op basis van maximum groepsgrootte van de uitvoering:

• Aanbod – Uitvoeringen
• Rapportages – Uitvoering bezetting

Inschrijven

Medewerkers via de beheeromgeving inschrijven op de uitvoeringen die beide plaatsvinden in dezelfde locatie op hetzelfde moment.

In ons voorbeeld schrijf je zowel voor de uitvoering voor Examen 1, als voor de uitvoering voor Examen 2 een aantal medewerkers in.

Als overboeken is toegestaan voor de leeractiviteit en tijdens het (bulk)inschrijven blijkt dat de locatie onverhoopt al vol zit, dan krijg je een melding: “De locatie is volgeboekt. Wil je toch inschrijven?” Je kunt nu besluiten of je de locatie wilt overboeken of dat je het inschrijven afbreekt.

Als overboeken niet is toegestaan voor de leeractiviteit en tijdens het (bulk)inschrijven blijkt dat de locatie onverhoopt al vol zit, dan krijg je een melding: “De locatie is volgeboekt”. Je kunt niet verder met inschrijven.

Het kan voorkomen dat op de locatie op dezelfde datum en tijd ook een uitvoering voor is gepland die geen rekening houdt met het maximum aantal plaatsen in de locatie, maar die kijkt naar het minimum en maximum aantal plaatsen op de uitvoering. Dit ligt niet voor de hand, maar kan theoretisch wel. In dat geval krijg je de volgende melding als je een medewerker wilt inschrijven: “In locatie<naam> vindt op dezelfde tijd ook een uitvoering plaats die geen rekening houdt met het maximum aantal plaatsen in deze locatie. Er is risico dat de locatie voor startdatum nog wordt overboekt. Wil je toch inschrijven?” Je kunt nu besluiten of je toch verder gaat met inschrijven of dat je het inschrijven afbreekt.

In dit voorbeeld zijn op beide examens 3 medewerkers ingeschreven (dus 6 inschrijvingen in totaal).

Je ziet nu op het detailscherm van de uitvoering dat er nog 94 van de 100 plaatsen beschikbaar zijn. De capaciteit van de locatie Belvedere is 100. Er zijn 6 inschrijvingen gedaan op de twee examens die plaatsvinden op 5 april in de ochtend die zaal. Dus nog 94 beschikbaar.

Hieronder in detail de kolom ‘plaatsen beschikbaar’ bij de bijeenkomst:

Inschrijven via het portaal in op een uitvoering die tegelijkertijd plaatsvindt met een andere uitvoering, in dezelfde locatie.

Als een medewerker zich via het portaal inschrijft op een uitvoering, wordt op het inschrijfformulier rekening gehouden met welke waarde ‘Maximum aantal deelnemers baseren op’ voor de uitvoering heeft. Als dat de waarde ‘Maximum aantal beschikbare plaatsen op locaties van bijeenkomsten’ is, wordt het aantal beschikbare plaatsen benoemd op basis van de locatiegrootte.

In ons voorbeeld zijn er 94 plaatsen beschikbaar op de locatie Belvedere. Op de detailpagina van de leeractiviteit ziet de medewerker dit terug bij de details van de uitvoering:

En op het inschrijfformulier ook:

Als ‘Maximum aantal deelnemers baseren op’ de waarde ‘Maximum aantal beschikbare plaatsen in uitvoering’ is, wordt het aantal beschikbare plaatsen benoemd op basis van het maximum aantal deelnemers van de uitvoering.

Via het portaal is overboeken van een locatie nooit mogelijk.

Instellen of voor de leeractiviteit overboeken mogelijk is wanneer ingeschreven wordt via de beheeromgeving.

Overboeken is het inschrijven van méér deelnemers dan volgens de instellingen toelaatbaar is.

Als dit bepaald wordt op basis van maximum groepsgrootte van de uitvoering, dan is overboeken het inschrijven van meer deelnemers dan de maximum groepsgrootte toe laat.

Als dit bepaald wordt op basis van locatiecapaciteit (nieuw in release Fedra), dan is overboeken het inschrijven van meer deelnemers dan de maximum capaciteit van de locatie toe laat.

Bij de leeractiviteit kan je instellen dat overboeken mogelijk is  wanneer je vanuit de beheeromgeving medewerkers inschrijft op een van de uitvoeringen voor die leeractiviteit. Op het tabblad ‘Publicaties en rechten’ vink je de instelling ‘Overboeken toestaan bij inschrijven via backoffice’ aan als overboeken mag.

Als ingesteld is voor de leeractiviteit dat overboeken mogelijk is, dan zal Class altijd een melding geven als de uitvoering / locatie vol is, met de vraag of je toch wilt overboeken.

Let op: als een medewerker zichzelf of collega’s vanuit het portaal inschrijft, is overboeken nooit toegestaan.

Medewerkers inschrijven die op de interesselijst staan

Vanuit de pagina Deelname -> Interesselijsten in de beheeromgeving kan je medewerkers die op de interesselijst staan inschrijven voor een uitvoering met beschikbare plaatsen.

Op deze pagina wordt rekening gehouden met welke waarde ‘Maximum aantal deelnemers baseren op’ voor de uitvoering heeft. Als dat de waarde ‘Maximum aantal beschikbare plaatsen op locaties van bijeenkomsten’ is,is de uitvoering te selecteren in de dropdown ‘Beschikbare uitvoeringen’ zo lang als de locatie nog niet vol is op het exacte tijdstip van de bijeenkomst.

Als dat de waarde ‘Maximum aantal beschikbare plaatsen in uitvoering’ is, is de uitvoering te selecteren in de dropdown ‘Beschikbare uitvoeringen’ zo lang als het maximum aantal deelnemers van de uitvoering nog niet bereikt is.

Omboeken van een inschrijving

Een inschrijving via de beheeromgeving omboeken naar een andere uitvoering

In de beheeromgeving kan je vanuit de detailpagina van een inschrijving , een inschrijving omboeken naar een andere uitvoering met beschikbare plaatsen. De link hiervoor vind je rechtsonder op de detailpagina.

Op deze pagina wordt rekening gehouden met welke waarde ‘Maximum aantal deelnemers baseren op’ voor de uitvoering heeft. Als dat de waarde ‘Maximum aantal beschikbare plaatsen op locaties van bijeenkomsten’ is, wordt het aantal beschikbare plaatsen benoemd op basis van de locatiegrootte.

Als dat de waarde ‘Maximum aantal beschikbare plaatsen in uitvoering’ is, wordt het aantal beschikbare plaatsen benoemd op basis van het maximum aantal deelnemers van de uitvoering.

Een inschrijving via het portaal omboeken naar een andere uitvoering

Een medewerker kan vanuit zijn ontwikkeldossier een inschrijving omboeken naar een andere uitvoering met beschikbare plaatsen.

In de popup waar de medewerker een andere uitvoering selecteert wordt rekening gehouden met welke waarde ‘Maximum aantal deelnemers baseren op’ voor de uitvoering heeft. Als dat de waarde ‘Maximum aantal beschikbare plaatsen op locaties van bijeenkomsten’ is, wordt het aantal beschikbare plaatsen benoemd op basis van de locatiegrootte.

Als dat de waarde ‘Maximum aantal beschikbare plaatsen in uitvoering’ is, wordt het aantal beschikbare plaatsen benoemd op basis van het maximum aantal deelnemers van de uitvoering.

Resourceplanner

Resourceplanner – Locatieplanbord en Uitvoering Agenda bekijken

Sommige organisaties gebruiken de resourceplanner. De geplande bijeenkomsten zie je hier uiteraard ook terug (mits het vinkje ‘is planbaar’ is aangezet bij de leeractiviteit op het tabblad Administratie).

Op het locatieplanbord in de resourceplanner zie je de geplande bijeenkomsten voor de twee examens op dezelfde dag, op overlappende tijden bij locatie Belvedere staan. Je kunt een bijeenkomst aanklikken om de details te bekijken. Bij de details van de bijeenkomst worden ook het aantal bezette plaatsen getoond. 6 plaatsen zijn bezet in dit voorbeeld, omdat er 6 inschrijvingen gedaan zijn op de twee examens die beide plaatsvinden op 5 april in de ochtend.

Resourceplanner – Locatie en Docent Conflicten bekijken

Bij ‘Locatie en Docenten conflicten’ in de resourceplanner zie je de geplande bijeenkomsten voor de twee examens op dezelfde dag, op overlappende tijden bij locatie Belvedere ook terug.

Het is een geaccepteerde overlap. Eigenlijk een bewust gecreëerde overlap. Dit is dus een conflict dat niet opgelost hoeft te worden.

Uitvoeringen importeren via csv

Sommige organisaties importeren uitvoeringen via csv. Het is mogelijk om ‘Maximum aantal deelnemers baseren op’ te importeren via de csv. Het uitvoeringen bestand in de csv importhulp heeft hiervoor een extra kolom gekregen. Ook in de voorbeeldbestanden is de extra kolom zichtbaar.