Class kent twee soorten leerpaden: persoonlijke leerpaden per medewerker en algemene leerpaden (op basis van bijvoorbeeld rol of team). Deze twee soorten leerpaden kunnen worden ingezet om medewerkers de benodigde vakinhoudelijke opleidingen (verplichte certificeringen) te laten volgen, die nodig zijn om als professional te kunnen werken. In Class kunnen eisen aan het persoonlijk profiel worden gekoppeld, maar ook aan de functie of aan de afdeling. Op die manier is het mogelijk voor de klant om compliant te zijn aan de verplichtingen en daarop te sturen.
Letop! Class kende voorheen ook functieleerpaden. Functieleerpaden worden uitgefaseerd, daar zijn toewijzingsprofielen voor in de plaats gekomen. Gebruik een toewijzingsprofiel als je een leerpad wilt uitrollen onder een groep medewerkers met dezelfde functie.
Persoonlijk leerpad
De medewerker van je organisatie kan in het leerportaal zijn eigen leerpad(en) inrichten, al dan niet in samenwerking met zijn leidinggevende. De medewerker heeft uitgebreide mogelijkheden om doelen te formuleren en hieraan specifieke acties te verbinden. Bijvoorbeeld: een specifieke vakopleiding gaan volgen. De medewerker kan ook aangeven welke specifieke vaardigheden hij wil ontwikkelen. Aan de persoonlijk leerpad kan een periode of einddatum worden gekoppeld, met een indicatie of, wanneer en met wie een evaluatie van het persoonlijke leerpad plaatsvindt.
Algemene leerpaden (voor bijvoorbeeld een rol of een team)
Met deze functionaliteit kan de organisatie een leerpad bestaande uit diverse leeractiviteiten samenstellen. Hierbij kan zij een selectie maken uit het totale aanbod van leeractiviteiten in Class. Het kan gaan om een opleiding uit het externe open aanbod, een eigen interne opleiding of een e-learningmodule.
Class beschikt over de mogelijkheid voor de organisatie om toewijzingsprofielen in te richten voor het automatisch koppelen van algemene leerpaden aan medewerkers. Een toewijzingsprofiel bestaat uit één of meer eigenschappen van medewerkers, op basis waarvan een leerpad automatisch aan de medewerkers met deze eigenschap(pen) wordt toegewezen. Dit kunnen vaste eigenschappen zijn, zoals gegevens uit het dienstverband (het team van de medewerker of de datum van indiensttreding), maar ook dynamische eigenschappen die door de organisatie volledig zelf zijn in te richten, zoals medewerkers met een bepaalde vooropleiding.
Dienstverlening
Het leerportaal faciliteert de medewerker bij het complete boekingsproces. In de catalogus zijn alle (extern) open aanbod opleidingen vindbaar. Wij ontzorgen de medewerkers bij het gehele proces. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het geven van advies bij een opleidingsbehoefte. Onze opleidingscoördinatoren helpen daarbij. Zij denken mee met de medewerker en adviseren welke soort opleiding of leverancier het beste aansluit bij hun opleidingsbehoefte. Optioneel bieden wij ook uitgebreid opleidingsadvies aan door ervaren onderwijskundigen. Aan de hand van een vragenlijst en een gesprek met een onderwijskundige wordt er een advies uitgebracht.
Hoe wij het boekingsproces tot en met de financiële afwikkeling van een opleiding ondersteunen wordt hieronder beschreven:
Stap 1: zoeken & boeken
In de catalogus zoekt de medewerker op basis van trefwoord, opleidingsniveau of functie de gewenste opleiding en klikt vanuit hier door naar de detailpagina. Deze pagina toont de medewerker alle informatie omtrent de opleiding zoals bijvoorbeeld de beschikbare locaties en tijden (bij klassikale opleidingen/trainingen). Vanuit hier kan de medewerker direct een geschikte datum en tijd selecteren en zichzelf inschrijven. De medewerker komt terecht op het inschrijfformulier. Hier controleert de medewerker de door het systeem ingevulde gegevens. Denk daarbij aan persoonsgegevens (naam, e-mailadres) en autorisator afkomstig uit de HR load of gegevens van de opleiding die wordt geboekt. Afhankelijk van de inrichting en keuzes die zijn gemaakt tijdens de implementatie kan de medewerker hier ook akkoord gaan met de studieovereenkomst, annuleringsvoorwaarden of aangeven welk budget ingezet moet worden om de opleiding te betalen (persoonlijk-, afdelings- en of centraal budget). De laatste stap is het versturen van de aanvraag.
Wachtlijst
Wanneer er voor de gewenste opleiding op het moment van inschrijven geen geschikte bijeenkomsten zijn, dan kan de medewerker zich direct – met één klik – op de wachtlijst plaatsen. Zodra er nieuwe bijeenkomsten beschikbaar zijn, ontvangt de medewerker direct bericht.
Ook kan een medewerker zich plaatsen op de wachtlijst van een volgeboekte bijeenkomst van een opleiding. Zodra er een plek beschikbaar is, ontvangt de medewerker automatisch bericht zodat de medewerker zich direct kan inschrijven voor de betreffende bijeenkomst. Indien de wachtlijst geen uitkomst biedt voor de medewerker, dan wordt samen met de medewerker naar een alternatief of alternatieve datum gezocht.
In het geval van In Company trajecten zal een opleiding zonder uitvoering in de catalogus worden geplaats. De medewerker heeft dan zelf de mogelijkheid om zich, na overleg met zijn/haar leidinggevende, op de wachtlijst te plaatsen via het leerportaal. Onze medewerkers van de servicedesk kunnen altijd de medewerker op de wachtlijst plaatsen. In overleg met de opdrachtgever wordt bepaald wanneer en hoeveel uitvoeringen er worden ingepland. Zodra er voldoende aanmeldingen zijn op de wachtlijst wordt een nieuwe uitvoering ingepland waarop de medewerkers worden ingeschreven.
Stap 2: Accorderen en inschrijven
Direct na het indienen van de inschrijving ontvangt de medewerker een bevestiging van de inschrijving. Vanuit de persoonlijke omgeving kan de medewerker altijd de status van de inschrijving volgen. In deze fase heeft de inschrijving de status “nog goed te keuren door 1e autorisator”. Gelijktijdig ontvangt de direct leidinggevende en/of budgethouder een notificatie om de aanvraag goed- en of af te keuren.
Het is mogelijk om in het leerportaal meerdere lagen van autorisatie in te richten. Bijvoorbeeld als eerste autorisator de direct leidinggevende van de medewerker en als tweede autorisator de budgethouder. Het is ook mogelijk om drempelbedragen in te stellen. Denk daarbij aan de situatie dat tot een bedrag van €1000,- alleen de eerste autorisator (direct leidinggevende) de aanvraag hoeft te beoordelen en vanaf € 1000,- naast de direct leidinggevende nog een tweede autorisator (bijv. budgethouder) de inschrijving moet beoordelen. Op opleidingsniveau kan de autorisatieflow voor bepaalde opleidingen worden uitgezet.
De leidinggevende kan direct vanuit de mail naar de persoonlijke omgeving gaan om de aanvraag te beoordelen. Na de goedkeuring ontvangt de medewerker een notificatie met de bevestiging van de goedkeuring. In deze fase heeft de opleiding de status “goedgekeurd”
In het geval dat de leidinggevende de opleiding heeft afgekeurd, ontvangt de medewerker een notificatie met de reden van de afkeuring. De status van de inschrijving is dan “afgekeurd”.
Stap 3: Inschrijving bij opleider
Na goedkeuring wordt de inschrijving direct doorgestuurd naar de leverancier. De inschrijving is dan definitief. De leverancier bevestigt de inschrijving. De status van de inschrijving is dan “aangemeld bij leverancier”. De medewerker ontvangt voor aanvang van de opleiding een uitnodiging met aanvullende informatie over de opleiding, waaronder de vereiste voorbereiding voor de eerste trainingsdag.
Stap 4: Volgen en afronden
De medewerkers kunnen ook na het afronden van het aanvraag proces terecht bij onze servicedesk. Zij zijn beschikbaar om vragen van de medewerkers te beantwoorden of om mutaties door te voeren.
Na de uitvoering (einddatum) van de opleiding ontvangt de medewerker een verzoek om de opleiding te evalueren. De evaluatie bestaat uit 5 vragen die met een cijfer van 0-10 kunnen worden beoordeeld. Het gemiddelde cijfer wordt getoond bij de details van de opleiding op het portaal.
Zodra de medewerker de opleiding heeft afgerond wordt dit automatisch doorgegeven aan het leerportaal en wordt de status aangepast naar “afgerond”. De medewerker heeft dan de mogelijkheid om vanuit de persoonlijke omgeving het digitale certificaat of bewijs van deelname zelf te uploaden of te downloaden. Optioneel kan Archipel Academy de certificaat afhandeling verzorgen. Dit proces is verder uitgelegd onder het kopje “certificering”.
Stap 5: Facturatie en betaling
Je organisatie wordt volledig ontzorgd in het facturatie- en betalingsproces. De leverancier stuurt na afloop van de training een factuur naar Archipel Academy. De factuur wordt door Archipel Academy betaald en via een maandelijkse verzamelfactuur doorbelast aan onze opdrachtgever.
Het toevoegen van opleidingen die niet in het leerportaal staan (Aanvraag buiten catalogus)
Je organisatie krijgt direct de beschikking over meer dan 60.000 opleidingen. In de catalogus van je organisatie wordt een selectie van dit aanbod opgenomen. Wanneer een medewerker een opleiding zoekt die niet direct in het, door Archipel Academy en je organisatie samengestelde, aanbod te vinden is kan de medewerker via eenvoudige stappen in het gehele aanbod van 60.000 opleidingen zoeken. Ook als de gewenste opleiding hier niet tussen zit is het mogelijk deze aan te vragen. Wij kunnen alle opleidingen in Nederland en buitenland inkopen voor de medewerkers van je organisatie.
Hoe verloopt het aanvraagproces buiten catalogus?
Het aanvraag proces buiten de catalogus is een flexibel in te richten proces dat geheel automatisch verloopt. Indien een medewerker geen passende opleiding in het huidige aanbod vindt, dan kan via onderstaand proces alsnog een passende opleiding worden aangevraagd.
- De medewerker van je organisatie kan telefonisch of per mail contact opnemen met de medewerkers van onze servicedesk om de aanvraag buiten catalogus te organiseren en te boeken. Tevens kan de medewerker vanuit het portaal een aanvraag buiten catalogus indienen. Wij noemen dit de vrije keuze aanvraag.
- Vanuit de vrije keuze aanvraag wordt via een drietal stappen eerst gezocht naar passend aanbod in de catalogus. Indien er geen passende opleiding beschikbaar is, dan vraagt het formulier om aanvullende gegevens. Denk hierbij aan contactgegevens van de leverancier, naam opleiding, startdatum, plaats en kosten.
- Na het invullen van de vrije keuze aanvraag, of contact met de servicedesk, wordt er automatisch een notificatie gestuurd naar de leverancier. De leverancier wordt gevraagd om de gegevens te controleren en aan te passen. Er is in deze fase nog geen definitieve boeking gemaakt.
- Na de controle door de leverancier ontvangt de medewerker van je organisatie een definitieve mail om in te schrijven.
- Vanuit de aanmeldlink komt de medewerker in het reguliere inschrijfformulier. Vanuit hier wordt het reguliere proces, zoals beschreven onder het kopje “proces in hoofdlijnen” voortgezet.
De leeractiviteit zie je in de beheeromgeving terug met soort ‘Vrije keuze’. De leeractiviteit wordt niet gepubliceerd in de catalogus (anderen kunnen zich er dus niet op inschrijven via de catalogus).
Tweemaal per jaar maken wij een analyse van alle vrije keuze aanvragen. Samen met je organisatie L&D maken we een selectie welke opleidingen opgenomen moeten worden in de catalogus van je organisatie.
CLASS is een opleidingenportaal met een volledig zoek- en boeksysteem voor al uw bedrijfsopleidingen en trainingen. CLASS is het leermanagementsysteem van Archipel Academy en is zeer succesvol bij overheden, gemeenten en grote bedrijven in Nederland.
Je gebruikt CLASS voor het inrichten, implementeren en ondersteunen van de complete leerfunctie van jouw organisatie. CLASS bestaat uit een portaal (voorkant) en een back-end (achterkant). Met verschillende modules en diensten richten wij het leerlandschap op maat voor je in.
Hoe werkt het Leermanagementsysteem Class?
Met het voor jou ingerichte leerportaal vinden medewerkers heel gemakkelijk hun weg in het systeem. CLASS is zeer gebruiksvriendelijk en biedt alles wat medewerkers nodig hebben om trainingen te zoeken en te boeken. Het leerportaal is additioneel uit te breiden met social, leerpaden, compliancy en persoonlijk ontwikkelingsplan functionaliteiten.
Wat biedt Class?
- Online leerportaal met catalogus met ruim 70.000 opleidingen
- Geavanceerd leermanagementsysteem
- In-company en open aanbod trainingen
- Managementrapportages
- Opleidingsplannen en ontwikkelpaden
- Evaluaties en presentieregistratie
- Social media ondersteuning
- Eén verzamelfactuur voor al uw opleidingen
- Integratie met uw ERP- en HR-systemen
- Koppeling met e-learning en blended learning
- ISO9001:2015 en ISO27001:2013 gecertificeerd systeem, met hosting en dienstverlening
- ISAE3402 type II verklaring