Vraag: 1 medewerker gaat werken op een andere afdeling en zijn oude afdeling blijft staan waardoor het lijkt als of hij een dubbele dienstverband heeft.
Antwoord: In de HR import kunnen wij instellen dat wanneer een medewerker een “nieuw” dienstverband krijgt de “Oude” uitdienst gezet zal worden. Hierdoor heeft de medewerker altijd maar één actief dienstverband. In dit geval zal deze instelling niet goed geconfigureerd staan.
Consultant instelling locatie:
HR Import > Import regel > Automatisch uitdienst zetten voor oude dienstverbanden
Het is mogelijk om via een aparte HR upload alleen het Persoonlijk Budget toe te kennen, of te beheren.
Stap 1.
Maak een nieuw CSV bestand aan met de kolommen:
Voorbeeld;
Gebruikersnummer;Persoonlijk budget
Stap 2.
Vul vervolgens de kolommen met de medewerkers het het budget wat toegekend moet worden.
Voorbeeld;
Gebruikersnummer;Persoonlijk budget
rstienstra@conclusion.nl;1234
Stap 3.
Upload het bestand via de backoffice > Gebruikers & Organisaties > Catalogus gebruikers > Personeels informatie importeren.
Kies voor: Aangepast CSV/XML formaat
Catalog: De juiste 🙂
Importconfiguratie: POB
En klik op “Zet klaar voor import”
Stap 4.
Je bestand is nu klaar gezet, en zal door een systeemtaak op de achter grond ingelezen worden. (Algemeen om de 15 min). Via het dashboard kun je zien of de import is gelukt.
Het is mogelijk om het Class leerportaal beschikbaar te stellen voor externen. Een Class consultant kan hiervoor verschillende flows inrichten afhankelijk van de vraag.
Login pagina
Optie 1.
Standaard login pagina waarin “account registreren” knop zichtbaar is.
Optie 2.
Login pagina gesplitst met links het inloggen en rechts het registreren.
Registratie formulier
In het registratie formulier kunnen diverse velden aan of uitgezet worden.
 |
- Personeelsnummer
- Wachtwoord
- Adres
- Telefoon
- Mobiel nummer
- Prive E-mail
- Geslacht
- Geboortedatum
- Organisatie selectie
- Vaste/specifieke organisatie is mogelijk!
- Organisatie-onderdeel selectie
- Vaste/specifieke organisatie is mogelijk!
- Facturatie gegevens
- Ordernumer
- Eigenschappen en waardes
- PE-Online
- Toezenden van informatie (Nieuwsbrief)
- Captcha
- Disclaimer accepteren
|
Flow registreren
Ook de flow na registratie kan aangepast worden.
Optie 1: Account is direct actief
Optie 2: Account is niet bevestigd, gebruiker moet via e-mail account bevestigen.
Optie 3: Account is niet bevestigd, Medewerker van klant/organisatie doet goed keuring.
Domein validatie: We kunnen domeinen toevoegen die een account mogen aanmaken. Voorbeeld: ….@archipel.academy,
Externe deelnemer uitnodigen
Wanneer de “account registratie” pagina is ingeschakeld om “externen deelnemers” snel en gemakkelijk een opleiding te laten boeken, stop dit proces vaak na het registreren en inloggen. Om te voorkomen dat nieuwe medewerkers vast lopen in het proces is dit nu op elkaar aangesloten, zie onderstaande stappen:
- Backoffice stuurt “externe” deelnemer een link van de leeractiviteit detailpagina.
- Externe deelnemer klikt op de URL om naar de leeractiviteit detail pagina te gaan.
- De externe deelnemer klik op inschrijven knop bij de gewenste uitvoering.
- Het systeem stuurt de deelnemer door naar de inlogpagina.
- OPTIE: Op deze pagina is het mogelijk om het Inloggen en registreren naast elkaar te tonen.
- De deelnemer klik op de knop “Nieuw account aanmaken”
- De deelnemer vult alle gegevens in op het “Registreren als nieuwe gebruiker” formulier en klikt op “registeren”
- OPTIE: het is mogelijk om e-mail verificatie in te schakelen.
- NIEUW: De deelnemer krijgt een uitgebreide bedankt pagina te zien en kan nu inloggen
- NIEUW: Na het inloggen zal de deelnemer terug keren naar de Leeractiviteit detail pagina uit stap 2.
Beknopte uitleg om een backoffice rol te wijzigen
Gebruikers -> LMS Gebruikers -> Rollen en Rechten -> Druk op het potloodje -> Je komt in het tab details -> Tap rechten: alle rechten die deze backoffice rol kan uitvoeren -> Selecteer het vinkje om een van de rechten actief te maken of uit te zetten -> Opslaan
Gebruikers die toegang hebben tot de backoffice van Class zijn allen gekoppeld aan een bepaalde backoffice rol. Deze rollen hebben rechten in de applicatie die bepalen wat een gebruiker wel of niet mag zien in de backoffice.
Het is mogelijk om de rechten voor rollen aan te passen in de backoffice. Volg de onderstaande stappen om dit uit te voeren.
Gebruikers -> LMS Gebruikers
Je kunt er dan voor kiezen om een rol te zoeken of om een rol te selecteren uit de lijst op de pagina. Als je de rol die je wilt wijzigen hebt gevonden, dan kun je deze aanpassen door te klikken op bewerken.
Je ziet dan een nieuwe scherm. Klik hier op tab ‘Rechten’:
Op de volgende pagina zie je een lijst met alle rechten die via de backoffice ingesteld kunnen worden. Aan de linkerzijde de status onder ‘Actief’ en daarnaast een korte beschrijving van de rechten onder ‘Recht’.
Als een recht gekoppeld moet worden aan de rol, dan kun je deze aanvinken onder ‘Actief’. Mocht er een recht niet meer nodig zijn, dan kan deze uitgevinkt worden.
Nadat alle rechten zijn aangepast. Bevestig je de wijziging door te klikken op de ‘Opslaan’ button. Als je direct naar het overzicht terug wilt gaan nadat je hebt opgeslagen, kies je de button ‘Opslaan & naar overzicht’.
Gebruikersgegevens zullen meestal vanuit een extern CRM-pakket periodiek worden gesynchroniseerd met Class. De eigenschappen die beschikbaar zijn per gebruiker hangen dan ook af van hoe deze koppeling is ingericht. Van een gebruiker is alleen een unieke gebruikersnaam, wachtwoord en catalogus verplicht. De overige eigenschappen zijn optioneel.
Naast een koppeling met een extern CRM of ERP-systeem is het ook mogelijk om direct in Class nieuwe gebruikers toe te voegen en gegevens te wijzigen. Dit kan handmatig of door middel van een CSV upload.
Stap 1 : Nieuwe catalogusgebruiker handmatig toevoegen
Ga in het hoofdmenu via Gebruikers & Organisaties naar Catalogus gebruikers
Klik vervolgens rechts onderin op de knop Toevoegen.
Er verschijnt een venster waarin je een aantal verplichte velden moet invullen:
| Veld |
Toelichting |
| Gebruikersnummer |
Je kunt er ook voor kiezen om het systeem een gebruikersnummer te laten genereren door ‘Gebruikersnummer genereren’ aan te vinken. |
| Gebruikersnaam |
Deze moet uniek zijn. Gebruik bijvoorbeeld het emailadres |
| Achternaam |
|
| Organisatie |
De organisatie moet een bestaande organisatie zijn (reeds aangemaakt). Voer minimaal de eerste drie letters in om de organisatie te vinden en te selecteren. |
| Wachtwoord |
Je kunt er voor kiezen om het systeem een wachtwoord te laten genereren of om zelf een wachtwoord aan te maken. Daarnaast kun je aangeven of de gebruiker het wachtwoord bij de eerste keer inloggen moet wijzigen. |
N.B: De optie ‘Account e-mail sturen naar gebruiker?’ werkt alleen als je bij ‘E-mailadres 1’ het emailadres van de gebruiker invult.
De overige velden zijn niet verplicht en kan je eventueel later nog invullen.
Klik, nadat je de (verplichte) gegevens hebt ingevoerd, onderaan op ‘Toevoegen’ om het account aan te maken.
In de meeste gevallen zal er voor elke portaalgebruiker al een inactieve LMS gebruiker bestaan. In dit geval hoef je geen nieuwe LMS gebruiker aan te maken, maar hoef je de inactieve LMS gebruiker alleen te activeren. Hoe je dat doet lees je op de pagina ‘Hoe activeer ik een inactieve LMS gebruiker?’.
In uitzonderlijke gevallen is een LMS gebruiker geen medewerker van jouw organisatie waardoor er geen portaalgebruiker bestaat. In dit geval kan je handmatig een nieuwe backoffice gebruiker aanmaken. Hieronder volgt een beknopte uitleg hoe een LMS gebruiker wordt toegevoegd.
Gebruikers -> LMS Gebruikers -> Toevoegen -> Voeg de gegevens in van de gebruiker en selecteer de juiste rol voor de LMS gebruiker -> Je komt in het detail tap -> Vul de rechten voor de toegang tot moodle -> Opslaan -> Catalogi -> Selecteer de juiste catalogi -> Opslaan
Hieronder een meer uitgebreide toelichting backoffice gebruiker aanmaken.
Binnen het gebruikersbeheer spreken we over gebruikers, rollen en rechten. LMS gebruikers krijgen een rol (of meerdere rollen) toegekend waarmee zij rechten hebben om specifieke onderdelen in de backoffice te bekijken, bewerken, verwijderen of toe te voegen. Voor een aantal onderdelen is er maar één rol beschikbaar die totale rechten geeft op het betreffende onderdeel. Voor meer informatie over rollen en rechten, zie backoffice rollen en rechten.
Stap 1: Account aanmaken
Gebruikers -> LMS Gebruikers -> Toevoegen
Er verschijnt een venster waarin je de volgende velden moet invullen:
| Velden |
Toelichting |
| Gebruikersnaam |
Unieke gebruikersnaam |
| Voornaam |
|
| Achternaam |
|
| Wachtwoord |
Class genereert in dit veld zelf een wachtwoord maar dit kan je wijzigen. |
| E-mail |
Is niet verplicht maar wel belangrijk om in te vullen i.v.m. eventueel opvragen/resetten wachtwoord door gebruiker |
| Rollen |
Hier kunnen rollen worden toegevoegd of verwijderd. Een rol bepaalt tot welke onderdelen in de backoffice de gebruiker toegang heeft, en welke rechten de gebruiker heeft met betrekking tot dit onderdeel. Een backofficegebruiker kan meerdere rollen hebben. |
Klik nadat je alle velden hebt ingevuld op de knop ‘Toevoegen’. Als er al een inactieve LMS gebruiker bestaat, die je kunt activeren in plaats van een nieuwe aan te maken, dan zie je een melding ‘Er bestaat al een koppeling tussen een portaal account en een backoffice account die dit e-mail adres gebruiken Daarom kan er geen nieuw backoffice acocunt met dit e-mail adres worden aangemaakt’.
Het account wordt aangemaakt en je komt in de Tab Details van de betreffende LMS gebruiker. In deze tab kunnen naast de eerder genoemde velden, nog wat andere instellingen en velden worden beheerd:
| Veld/Instelling |
Toelichting |
| Wachtwoord |
Door op de link ‘Verstuur nieuw wachtwoord’ te klikken, kan er een nieuw (tijdelijk) wachtwoord worden verstuurd naar de backofficegebruiker (indien in het veld E-mail een geldig mailadres is ingevuld) . Wanneer de gebruiker inlogt met dit wachtwoord, wordt er gevraagd om een nieuw wachtwoord in te stellen. |
| Is administrator |
Als je deze optie aanvinkt krijgt de gebruiker automatisch de rol Administrator |
| Toegang tot Moodle |
De backoffice gebruiker kan ook toegang krijgen tot Moodle en dan via het Moodle icoon per leeractiviteit doorklikken naar de Moodle omgeving. Hier kun je instellen welke rol de gebruiker in Moodle krijgt. |
Stap 2: Toegang tot catalogi instellen
Onder de tab Details kan je instellen tot welke catalogi de LMS gebruiker toegang heeft. Indien de LMS gebruiker toegang heeft tot alle catalogi, staat het vinkje ‘Heeft toegang tot elke catalogus’ aan.
Let op: dit vinkje geeft altijd toegang tot alle catalogi, ongeacht welke catalogi aan de linker- of rechterkant staan in het overzicht staan.
LMS Gebruikers kunnen in de backoffice alleen de gebruikers zien die toegang hebben tot dezelfde catalogi, of een subset daarvan. Dit betekent dus dat je als LMS gebruiker niet de gebruikers ziet die toegang hebben tot één of meer catalogi waartoe de gebruiker zelf geen toegang heeft.
Niet alle gegevens zijn echter per catalogus te scheiden in de backoffice. De volgende onderdelen zijn niet gekoppeld aan een catalogus:
- Communicatie
- Instellingen
- Materiaal
- Geavanceerde rapportages
Backoffice rollen en rechten
De backoffice rollen en rechten zijn hier te vinden:
Gebruikers -> LMS Gebruikers -> Rollen en Rechten -> Druk op het potloodje -> Je komt in het tab details -> Tap rechten: alle rechten die deze backoffice rol kan uitvoeren -> Selecteer het vinkje om een van de rechten actief te maken of uit te zetten -> Opslaan
Beknopte uitleg hoe een backoffice rol bij een backoffice gebruiker gewijzigd kan worden
Gebruikers -> LMS gebruikers -> Selecteer de betreffende gebruiker -> Druk op het potloodje om deze te bewerken -> Rollen: selecteer de juiste rol -> Toevoegen -> Opslaan
Class kent verschillende rollen die aan de backofficegebruikers worden gekoppeld. Aan deze rollen zijn weer rechten gekoppeld, waarmee de gebruiker toegang krijgt tot specifieke onderdelen in de backoffice.
Op deze manier kan een docent bijvoorbeeld toegang krijgen tot verschillende onderdelen binnen de backoffice met betrekking tot informatie over leeractiviteiten, uitvoeringen en inschrijvingen en het bijhouden van presentielijsten, maar bijvoorbeeld niet tot de rapportages, het facturatiegedeelte, etc.
Via het onderdeel ‘Backoffice rollen en rechten’ kunnen de rechten die aan bestaande rollen zijn gekoppeld worden verwijderd en kunnen nieuwe rechten worden toegevoegd. Daarnaast kunnen er nieuwe rollen worden aangemaakt met bijbehorende rechten.
Per backofficegebruiker kan via de details-tab van de gebruiker worden aangegeven welke rol of rollen hij of zij bezit. Heeft een gebruiker geen rechten op een onderdeel van Class, dan is dit onderdeel niet beschikbaar in het menu van de backoffice.
Rechten
Het toevoegen van een recht aan een rol zorgt ervoor dat de backofficegebruiker met deze rol dit onderdeel kan terugvinden in de backoffice. Met het recht ‘backoffice gebruikers’ wordt bijvoorbeeld het menu-onderdeel ‘Backoffice gebruikers’ zichtbaar in het menu onder ‘Gebruikers en Organisaties’, waarmee de gegevens van alle backofficegebruikers binnen jouw catalogus of catalogi te benaderen zijn. Wanneer een gebruiker geen rechten heeft tot een bepaald onderdeel, dan is dit onderdeel dus op geen enkele manier te benaderen in de backoffice.
Neem voor het aanpassen of aanmaken van een rol contact op met de HelpDesk.
Voor het in bulk kunnen toevoegen en aanpassen van eigenschappen en waardes bij medewerkers kun je gebruik maken van de CSV upload.
Hieronder staan de stappen die hiervoor nodig zijn.
Voorbereiding:
- Een Class Consultant moet éénmalig de import configureren en aan zetten.
- Voor het importeren gebruiken we een CSV bestand. Deze kun je hier downloaden.
Stap 1. (CSV bestand vullen)
De CSV werkt zo dat je per regel de medewerker, eigenschap en de betreffende waarde kunt opgeven. Mocht je meerdere eigenschappen of waardes willen toevoegen moet je dit per regel toevoegen.
- Het opgeven van de medewerkers gaat met het personeelsnummer veld.
* Afhankelijk van de inrichting zou dit veld vertaald kunnen zijn. 
- Vul het personeelsnummer in bij de eerste kolom A van de CSV.
- In kolom B kun je de eigenschap invullen
- In kolom C kun je de waarde invullen.
Stap 2. (Uploaden)
- In de backoffice kun je naar HR Beheer > Catalog gebruikers en daar zie je de knop “Gebruiker importeren”. * Mocht deze knop niet zichtbaar zijn kan het zijn dat je niet voldoende rechten heb. Een Class consultant kan dit voor je instellen.
- In de popup kies je voor:
Aangepaste CSV/XML formaat en bij de importconfiguratie voor “ExtendedProperties”.
Selecteer het bestand en klik op de knop “Zet klaar voor import”
Een extra organisatie laag kan toegevoegd worden door een ‘laag’ zoals bijvoorbeeld een ‘afdeling’ of ‘team’ te koppelen aan bovenliggend ‘team’ of ‘afdeling’ in de HR-import.
Bij een handmatige CSV import van HR-gegevens koppel je de ‘afdeling’ door in kolom ‘AE’ de bovenliggende afdeling code mee te geven op de medewerkersregel.
De ‘afdeling code’ kan gevonden worden in de Class backoffice bij ‘HR beheer > Organisaties > Organisatie bewerken > tab: Afdelingen’.
Heb je een automatisch import van HR-gegevens, dan zal deze wijziging ingericht moeten worden door een technische consultant in het systeem, voordat de toevoeging van de extra organisatie laag ingelezen kan worden. Neem hiervoor contact op met jouw relatiemanager.
Je maakt een Dynamische leergroep actief door de volgende stappen te volgen.
Nadat je bent ingelogd in de Backoffice van Class navigeer je naar het scherm voor Dynamische Leergroepen via het menu te vinden in HR Beheer > Dynamische leergroepen.
Er wordt een nieuwe pagina getoond met een lijst van de huidige bekende Dynamische Leergroepen. Op de pagina zie je ook twee filters die gebruikt kunnen worden om jou Dynamische leergroep erbij te zoeken. De lijst toont ook of een Dynamische leergroep actief is of niet.
Als je jouw Dynamische leergroep hebt gevonden, dan kun je op dit selecteren door op de Dynamische Leergroep te klikken in de lijst. Er wordt dan een pop-up getoond. Voor dit voorbeeld kiezen wij de Dynamische leergroep ‘Vrouwen’.
Om de Dynamische leergroep te activeer vink je het selectievakje naast ‘Actief’ aan. Klik hierna op de button ‘Opslaan’. De Dynamische leergroep is nu actief. Gebruikers die voldoen aan de criteria behorend bij de Dynamische leergroep, worden bij de dagelijkse job gekoppeld en krijgen toegang tot de pagina’s bestemd voor deze groep. De activatie van deze doelgroep wordt s’nachts gerealiseerd, waardoor deze aanpassing / toevoeging de volgende dag beschikbaar.