Applicatie instellingen
Deze instellingen zijn altijd van toepassing op alle catalogi in het LMS
Catalogus
Met deze instelling kan je 1 catalogus forceren in de backoffice. Selecteer hiervoor in de dropdown een van de catalogi. Overal waar je een optie had om catalogus te selecteren, is er dan geen optie meer om een catalogus te selecteren. Het systeem pakt automatisch de ingestelde catalogus.
De instelling wordt gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe leeractiviteit of leverancier en in het menu in de backoffice (catalogus selectie).
Standaard een backoffice account aanmaken voor nieuwe docent
Wanneer je deze instelling aan zet, dan wordt voor elke nieuwe docent die je in de backoffice toevoegt in het scherm Resources -> Docenten ook direct een backoffice account aangemaakt met de rol ‘Docent’. Dat betekent dat de docent in kan loggen in de backoffice om leeractiviteiten, uitvoeringen en inschrijvingen te bekijken waaraan hij/zij als docent is gekoppeld. Ook mag de docent in de backoffice presentielijsten bekijken en bewerken en inschrijvingen aanmaken voor showdeelnemers.
Beschrijving volgt binnenkort.
Beschrijving volgt binnenkort.
Beschrijving volgt binnenkort.
Beschrijving volgt binnenkort.
Phoenix voor LMS actief (beta version)
Als deze instelling actief is wordt de instelling “Phoenix voor LMS actief (beta version)” zichtbaar in het profiel van iedere backoffice gebruiker. Als deze instelling actief is wordt het horizontale menu van het LMS vervangen door een verticaal menu aan de linkerkant. De menu kleuren corresponderen achtergrond van de content en geven een visuele weergave van waar de gebruiker zich in het LMS bevindt. Het menu item “Functies” is opgenomen als knop op de pagina van “Catalogus gebruikers”. De menu items “Gewijzigd opleidingsaanbod” en “Aanbod selectie en publicatie” zijn opgenomen als knoppen op het “Leeractiviteiten overzicht”. Het menu item “Backoffice rollen en rechten” is opgenomen onder “LMS gebruikers”. Standaard is deze instelling niet actief.
Standaard organisatie
Als een medewerker werkzaam is bij meerdere organisaties, waarvoor in theorie verschillende kortingsregels zijn geconfigureerd, inlogt in het portaal, dan ziet deze medewerker op de detailpagina van de leeractiviteit de korting die ingeregeld is bij de standaardorganisatie.
Als de medewerker daadwerkelijk gaat inschrijven en daarbij een dienstverband voor de inschrijving selecteert, wordt de korting toegepast die voor de betreffende organisatie van dat dienstverband geldt.
Inactieve functies en afdelingen archiveren
Als je deze instelling aan zet, dan worden alle functies of afdelingen waarvoor geen dienstverband bestaat met een datum in de toekomst (of leeg) op ‘gearchiveerd’ gezet. Dat schoont de functies en afdelingen op.
De frequentie en het tijdstip dat de job draait kunnen naar wens ingesteld worden. Het advies is om de job niet vaker dan 1x per dag te draaien, een frequentis van eens per maand is in de meeste gevallen voldoende. Ook kan ingesteld worden of de job alleen draait voor een specifieke catalogus. Hiervoor is de inzet van een technisch consultant nodig.
Anonimiseren, ook wel datamasking genoemd, is een methode waarbij persoonsgegevens zodanig worden bewerkt dat deze niet meer gebruikt kunnen worden om een persoon te identificeren. Deze bewerking is onomkeerbaar.
Anonimisering wordt op een aantal verschillende manieren gerealiseerd.
- Gebruikersnaam en gebruikersnummer worden geheel willekeurig in andere data vertaald.
- Achternaam wordt vertaald naar Geanonimiseerd
- Het opmerkingenveld bij een gebruiker krijgt een notitie met de datum en reden van de anonimiseringsactie.
- Inschrijvingen en orders blijven gewoon nog bestaan, maar zijn niet meer te herleiden naar de desbetreffende gebruiker.
Het anonimiseerproces wordt in Class uitgevoerd door twee jobs in te stellen.
Instelling ‘Medewerkergegevens anonimiseren’
Let op: met deze instelling ‘Medewerkergegevens anonimiseren’ zet je niet de anonimiseer-job aan. Een technisch consultant kan je helpen om de job ‘AnonymizeEmployeesJob’ aan te zetten. Deze job anonimiseert medewerkers die de status ‘niet actief’ of ‘niet bevestigd’ hebben, waarvan het account meer dan x (een hier instelbare waarde) maanden geleden aangemaakt en gebruikt is.
Om de job daadwerkelijk te laten draaien, is het wel noodzakelijk om ook de instelling ‘Medewerkergegevens anonimiseren’ aan te zetten. Vervolgens kan je:
- het standaard aantal maanden dat de Medewerker ‘niet actief’ of ‘niet bevestigd’ moet zijn geweest voordat deze geanonimiseerd wordt instellen.
- het maximaal aantal medewerkers instellen dat tegelijkertijd geanonimiseerd kan worden. Ingeval er meer te anonimiseren medewerkers zijn dan het hier gedefinieerde aantal medewerkers, dan wordt de Job niet uitgevoerd en wordt de melding ‘Exceptionally large amount of employees to anonymize ([aantal mdw]]), so bailing out!‘ in het log bestand op de server weggeschreven
Instelling ‘Automatisch medewerkers uitdienst zetten’
Let op: met deze instelling ‘Medewerkergegevens anonimiseren’ zet je niet de anonimiseer-job aan. Een techniscch consultant kan je helpen om de job ‘AutomaticEmploymentDepartureJob’ aan te zetten. Deze job zet de status van medewerkers die aan een catalogus gekoppeld zijn en langer dan x (een hier instelbare waarde) maanden nergens ingeschreven of in dienst zijn geweest worden op ‘niet actief’ of ‘niet bevestigd’.
Om de job daadwerkelijk te laten draaien, is het wel noodzakelijk om ook de instelling ‘Medewerkergegevens anonimiseren’ aan te zetten. Vervolgens kan je het vereiste aantal maanden dat een medewerker nergens ingeschreven of in dienst zijn geweest is hier instellen.
Archipel Academy adviseert om beide jobs aan te zetten. Het aantal maanden dat ingesteld wordt, wordt besproken tijdens de implementatie besproken en is een keuze/verantwoordelijkheid van de organisatie die Class in gebruik heeft.
Leerportaal
Actief
Als je deze instelling aan zet, dan geldt 2 Factor Authenticatie voor elke portaalgebruiker die inlogt in het portaal.
Backoffice
Twee factor authenticatie afdwingen
Als je deze instelling aan zet, dan geldt 2 Factor Authenticatie voor elke backoffice gebruiker die inlogt in de beheeromgeving. Dit overrulet de instelling die eventueel voor een specifieke backofficerol is gedaan (per rol 2FA afdwingen) of de instelling die eventueel op backofficegebruikerniveau is gedaan (per bo-gebruiker 2FA afdwingen).
Als je deze instelling uit zet, dan wordt in onderstaand schema wordt de linker stroom (‘Nee’) gevolgd bij het inloggen:
Beschrijving volgt binnenkort.