Resourceplanner

Met behulp van de resource planner kunnen de resources (faciliteiten, docenten en materialen) worden ingepland. Door in het menu te navigeren naar het onderdeel ‘resource planner’ kom je direct op het planbord terecht:

Dit scherm is opgedeeld in 3 onderdelen:

De planbare uitvoeringen

Aan de linkerkant zie je een overzicht van alle uitvoeringen die inplanbaar zijn. Uitvoeringen zijn planbaar wanneer voor de leeractiviteit het vinkje ‘is planbaar’ is gezet (zie de tab administratie van de leeractiviteit). Alle uitvoeringen hebben een aparte kleur zodat ze makkelijker uit elkaar zijn te houden op het planbord. Bovenin kun je zoeken op de naam van de uitvoering of de leeractiviteit.

Rechts onderin vind je de knop ‘leeractiviteit toevoegen’. Hiermee ga je direct naar het leeractivitietenoverzicht zodat je direct handmatig een planbare leeractiviteit kunt toevoegen.

Het planbord

In het midden vind je het visuele planbord. Boven het planbord kun je door middel van de icoontjes wisselen tussen het agendaoverzicht  en het faciliteitenoverzicht . Standaard staat het planbord ingesteld op het agendaoverzicht met per dag de geplande bijeenkomsten. Het faciliteitenoverzicht laat de geplande bijeenkomsten zien per faciliteit. Daarnaast kun je ervoor kiezen om de overzichten per week of per maand te tonen.

Nieuwe bijeenkomsten kunnen op twee manieren worden ingepland vanuit het planbord; vanuit het agendaoverzicht en vanuit het faciliteitenoverzicht. Om een nieuwe bijeenkomst in te plannen, dien je eerst de betreffende uitvoering waaraan je de bijeenkomst wilt toevoegen te selecteren in de linkerkolom.

– Vanuit het agendaoverzicht: Klik op de datum (in de linkerkolom). Op deze manier wordt alleen de datum van de bijeenkomst vastgezet.

– Vanuit het faciliteitenoverzicht: Klik op de datum/faciliteit die je wilt boeken. Hiermee boek je de faciliteit op de datum.

Aan de rechterkant verschijnt nu een knop ‘bijeenkomst toevoegen’; hiermee kun je de bijeenkomst daadwerkelijk toevoegen. Na toevoegen wordt het detailscherm van de bijeenkomst geopend; hierin kun je o.a. de tijd aangeven. Na het invullen van de gegevens klik je op ‘opslaan’.

NB: een nieuwe bijeenkomst die is toegevoegd vanuit het planbord wordt ook toegevoegd in het overzicht van de uitvoering.

Het detailscherm

Door op een uitvoering (in de linkerkolom) of op de naam van een bijeenkomst (in het agendaoverzicht) of het gekleurde vak (in het faciliteitenoverzicht) te klikken, wordt het detailsscherm aan de rechterkant geopend.

Detailscherm van de uitvoering

Onder het tabje ‘detail informatie’ vind je de informatie aangaande de uitvoering of bijeenkomst:

– Omschrijving: Dit is een tekstje dat wordt gevuld vanuit het veld introductievan de leeractiviteit.

– Organisatie: De organisatie/opdrachtgever van de leeractiviteit.

– E-mailadres van de organisatie.

– Telefoonnummer van de organisatie.

– Fax van de organisatie.

– Contactpersoon: dit is de contactpersoon van de organisatie/opdrachtgever die kan worden ingesteld bij de inkoop details in de kostentab.

– E-mailadres van de contactpersoon.

– Telefoonnummer van de contactpersoon.

– Adviseur: De adviseur van de leeractiviteit. Deze is in te stellen op de tab administratie van de leeractiviteit.

– Facilitator: De facilitator van de leeractiviteit.

– Geschat aantal personen: Het geschatte aantal personen van de uitvoering. NB: dit kan verschillen van het daadwerkelijke aantal personen.

– Badges maken: Hier kun je aangeven of er naambadges moeten worden gemaakt voor de deelnemers.

– Opmerking catering: Vul hier de opmerkingen voor de catering in. Deze gegevens kunnen per dag worden uitgedraaid met behulp van het draaiboek.

– Opmerkingen: Vul hier nog een eventuele opmerking in.

Onder het tabje ‘bijeenkomsten’ vind je de bijeenkomst(en) van de uitvoering.

De rode balk geeft de datum aan; een uitvoering kan dus bestaan uit meerdere bijeenkomsten op verschillende dagen.

Hieronder vind je de bijeenkomsten op volgorde van de starttijd. Achter elke bijeenkomst vind je, naast de naam en de faciliteit, het verwachte aantal deelnemers, of er catering benodigd is en of er materialen zijn gekoppeld.

Om de bijeenkomst zelf te openen, klik je op de naam van de bijeenkomst.

Detailscherm van de bijeenkomst

Wanneer je een bijeenkomst hebt geselecteerd of wilt inplannen worden de volgende velden zichtbaar:

– Naam: Vul hier de naam van de bijeenkomst in.

– Datum: De datum van de bijeenkomst.

– Starttijd: De tijd waarop de bijeenkomst begint.

– Einddtijd: De tijd waarop de bijeenkomst is afgelopen.

– Faciliteit: De faciliteit waar de bijeenkomst plaatsvindt (NB: wanneer je een bijeenkomst toevoegt vanuit het faciliteitenoverzicht wordt deze automatisch gevuld).

– Opstelling: De opstelling van de faciliteit. Zie de tab opstellingen van de faciliteit.

– Geschat aantal personen: Het geschatte aantal personen van de bijeenkomst; dit kan verschillen van het daadwerkelijke aantal personen.

– Catering benodigd: Met dit vinkje kun je aangeven of er catering benodigd is voor de bijeenkomst.

– Opmerkingen catering: Vul eventueel een opmerking in voor de catering.

– Opmerkingen huismeester: Vul eventueel een opmerking in voor de huismeester.

Docenten:

Hier kun je uit de dropdown een docent selecteren en boeken op de bijeenkomst door op ’toevoegen’ te klikken. In de dropdown worden alleen docenten getoond die aan de uitvoering zijn gekoppeld (zie de details-tab van de uitvoering). Verder kunnen de docenten ook op vaardigheden gefilterd worden.

Materialen:

Indien er een materiaalgroep aan de faciliteit is gekoppeld, kunnen er hier materialen worden gereserveerd voor de bijeenkomst. Onder ieder materiaal zie je hoeveel er van het materiaal in totaal aanwezig is en hoeveel er nog beschikbaar is. Met het plusje en minnetje kun je het aantal gereserveerde materialen aanpassen.