Gebruikers -> LMS Gebruikers -> Rollen en Rechten -> Druk op het potloodje -> Je komt in het tab details -> Tap rechten: alle rechten die deze backoffice rol kan uitvoeren -> Selecteer het vinkje om een van de rechten actief te maken of uit te zetten -> Opslaan
Gebruikers die toegang hebben tot de backoffice van Class zijn allen gekoppeld aan een bepaalde backoffice rol. Deze rollen hebben rechten in de applicatie die bepalen wat een gebruiker wel of niet mag zien in de backoffice.
Het is mogelijk om de rechten voor rollen aan te passen in de backoffice. Volg de onderstaande stappen om dit uit te voeren.
Gebruikers -> LMS Gebruikers
Je kunt er dan voor kiezen om een rol te zoeken of om een rol te selecteren uit de lijst op de pagina. Als je de rol die je wilt wijzigen hebt gevonden, dan kun je deze aanpassen door te klikken op bewerken.
Je ziet dan een nieuwe scherm. Klik hier op tab ‘Rechten’:
Op de volgende pagina zie je een lijst met alle rechten die via de backoffice ingesteld kunnen worden. Aan de linkerzijde de status onder ‘Actief’ en daarnaast een korte beschrijving van de rechten onder ‘Recht’.
Als een recht gekoppeld moet worden aan de rol, dan kun je deze aanvinken onder ‘Actief’. Mocht er een recht niet meer nodig zijn, dan kan deze uitgevinkt worden.
Nadat alle rechten zijn aangepast. Bevestig je de wijziging door te klikken op de ‘Opslaan’ button. Als je direct naar het overzicht terug wilt gaan nadat je hebt opgeslagen, kies je de button ‘Opslaan & naar overzicht’.
In de meeste gevallen zal er voor elke portaalgebruiker al een inactieve LMS gebruiker bestaan. In dit geval hoef je geen nieuwe LMS gebruiker aan te maken, maar hoef je de inactieve LMS gebruiker alleen te activeren. Hoe je dat doet lees je op de pagina ‘Hoe activeer ik een inactieve LMS gebruiker?’.
In uitzonderlijke gevallen is een LMS gebruiker geen medewerker van jouw organisatie waardoor er geen portaalgebruiker bestaat. In dit geval kan je handmatig een nieuwe backoffice gebruiker aanmaken. Hieronder volgt een beknopte uitleg hoe een LMS gebruiker wordt toegevoegd.
Gebruikers -> LMS Gebruikers -> Toevoegen -> Voeg de gegevens in van de gebruiker en selecteer de juiste rol voor de LMS gebruiker -> Je komt in het detail tap -> Vul de rechten voor de toegang tot moodle -> Opslaan -> Catalogi -> Selecteer de juiste catalogi -> Opslaan
Hieronder een meer uitgebreide toelichting backoffice gebruiker aanmaken.
Binnen het gebruikersbeheer spreken we over gebruikers, rollen en rechten. LMS gebruikers krijgen een rol (of meerdere rollen) toegekend waarmee zij rechten hebben om specifieke onderdelen in de backoffice te bekijken, bewerken, verwijderen of toe te voegen. Voor een aantal onderdelen is er maar één rol beschikbaar die totale rechten geeft op het betreffende onderdeel. Voor meer informatie over rollen en rechten, zie backoffice rollen en rechten.
Stap 1: Account aanmaken
Gebruikers -> LMS Gebruikers -> Toevoegen
Er verschijnt een venster waarin je de volgende velden moet invullen:
Velden
Toelichting
Gebruikersnaam
Unieke gebruikersnaam
Voornaam
Achternaam
Wachtwoord
Class genereert in dit veld zelf een wachtwoord maar dit kan je wijzigen.
E-mail
Is niet verplicht maar wel belangrijk om in te vullen i.v.m. eventueel opvragen/resetten wachtwoord door gebruiker
Rollen
Hier kunnen rollen worden toegevoegd of verwijderd. Een rol bepaalt tot welke onderdelen in de backoffice de gebruiker toegang heeft, en welke rechten de gebruiker heeft met betrekking tot dit onderdeel. Een backofficegebruiker kan meerdere rollen hebben.
Klik nadat je alle velden hebt ingevuld op de knop ‘Toevoegen’. Als er al een inactieve LMS gebruiker bestaat, die je kunt activeren in plaats van een nieuwe aan te maken, dan zie je een melding ‘Er bestaat al een koppeling tussen een portaal account en een backoffice account die dit e-mail adres gebruiken Daarom kan er geen nieuw backoffice acocunt met dit e-mail adres worden aangemaakt’.
Het account wordt aangemaakt en je komt in de Tab Details van de betreffende LMS gebruiker. In deze tab kunnen naast de eerder genoemde velden, nog wat andere instellingen en velden worden beheerd:
Veld/Instelling
Toelichting
Wachtwoord
Door op de link ‘Verstuur nieuw wachtwoord’ te klikken, kan er een nieuw (tijdelijk) wachtwoord worden verstuurd naar de backofficegebruiker (indien in het veld E-mail een geldig mailadres is ingevuld) . Wanneer de gebruiker inlogt met dit wachtwoord, wordt er gevraagd om een nieuw wachtwoord in te stellen.
Is administrator
Als je deze optie aanvinkt krijgt de gebruiker automatisch de rol Administrator
Toegang tot Moodle
De backoffice gebruiker kan ook toegang krijgen tot Moodle en dan via het Moodle icoon per leeractiviteit doorklikken naar de Moodle omgeving. Hier kun je instellen welke rol de gebruiker in Moodle krijgt.
Stap 2: Toegang tot catalogi instellen
Onder de tab Details kan je instellen tot welke catalogi de LMS gebruiker toegang heeft. Indien de LMS gebruiker toegang heeft tot alle catalogi, staat het vinkje ‘Heeft toegang tot elke catalogus’ aan.
Let op: dit vinkje geeft altijd toegang tot alle catalogi, ongeacht welke catalogi aan de linker- of rechterkant staan in het overzicht staan.
LMS Gebruikers kunnen in de backoffice alleen de gebruikers zien die toegang hebben tot dezelfde catalogi, of een subset daarvan. Dit betekent dus dat je als LMS gebruiker niet de gebruikers ziet die toegang hebben tot één of meer catalogi waartoe de gebruiker zelf geen toegang heeft.
Niet alle gegevens zijn echter per catalogus te scheiden in de backoffice. De volgende onderdelen zijn niet gekoppeld aan een catalogus:
De backoffice rollen en rechten zijn hier te vinden:
Gebruikers -> LMS Gebruikers -> Rollen en Rechten -> Druk op het potloodje -> Je komt in het tab details -> Tap rechten: alle rechten die deze backoffice rol kan uitvoeren -> Selecteer het vinkje om een van de rechten actief te maken of uit te zetten -> Opslaan
Beknopte uitleg hoe een backoffice rol bij een backoffice gebruiker gewijzigd kan worden
Gebruikers -> LMS gebruikers -> Selecteer de betreffende gebruiker -> Druk op het potloodje om deze te bewerken -> Rollen: selecteer de juiste rol -> Toevoegen -> Opslaan
Class kent verschillende rollen die aan de backofficegebruikers worden gekoppeld. Aan deze rollen zijn weer rechten gekoppeld, waarmee de gebruiker toegang krijgt tot specifieke onderdelen in de backoffice.
Op deze manier kan een docent bijvoorbeeld toegang krijgen tot verschillende onderdelen binnen de backoffice met betrekking tot informatie over leeractiviteiten, uitvoeringen en inschrijvingen en het bijhouden van presentielijsten, maar bijvoorbeeld niet tot de rapportages, het facturatiegedeelte, etc.
Via het onderdeel ‘Backoffice rollen en rechten’ kunnen de rechten die aan bestaande rollen zijn gekoppeld worden verwijderd en kunnen nieuwe rechten worden toegevoegd. Daarnaast kunnen er nieuwe rollen worden aangemaakt met bijbehorende rechten.
Per backofficegebruiker kan via de details-tab van de gebruiker worden aangegeven welke rol of rollen hij of zij bezit. Heeft een gebruiker geen rechten op een onderdeel van Class, dan is dit onderdeel niet beschikbaar in het menu van de backoffice.
Rechten
Het toevoegen van een recht aan een rol zorgt ervoor dat de backofficegebruiker met deze rol dit onderdeel kan terugvinden in de backoffice. Met het recht ‘backoffice gebruikers’ wordt bijvoorbeeld het menu-onderdeel ‘Backoffice gebruikers’ zichtbaar in het menu onder ‘Gebruikers en Organisaties’, waarmee de gegevens van alle backofficegebruikers binnen jouw catalogus of catalogi te benaderen zijn. Wanneer een gebruiker geen rechten heeft tot een bepaald onderdeel, dan is dit onderdeel dus op geen enkele manier te benaderen in de backoffice.
Neem voor het aanpassen of aanmaken van een rol contact op met de HelpDesk.
Niet elke portaalgebruiker is ook een LMS gebruiker. Toch wordt voor elke nieuwe portaalgebruiker ook een LMS gebruiker aangemaakt, die in eerste instantie inactief is (en daardoor onzichtbaar in het overzicht van LMS gebruikers tenzij actief gefilterd wordt op inactieve LMS gebruikers). De portaalgebruiker en de LMS gebruiker zijn aan elkaar gekoppeld via 1 identiteit.
Als een van de medewerkers in jouw organisatie in eerste instantie alleen portaalgebruiker was, maar op een bepaald moment ook LMS gebruiker moet worden, hoef je geen nieuwe LMS gebruiker aan te maken maar kan je de LMS gebruiker activeren die al aan de identiteit gekoppeld is.
Zoek de inactieve LMS gebruiker op door te filteren op ‘Alleen inactieve LMS gebruikers’ of ‘Alle LMS gebruikers’.
Gebruik de actiebutton om de gevonden LMS gebruiker te bewerken.
Vink op de detailpagina van de LMS gebruiker ‘Actief’ aan om de LMS gebruiker te activeren. Vergeet niet om minimaal 1 catalogus te koppelen aan de LMS gebruiker en om minimaal 1 rol toe te kennen aan de LMS gebruiker. Sla op.
De gebruiker kan nu in het portaal en in de backoffice inloggen met dezelfde username. Oudere accounts, die al bestonden voordat identiteiten werden geintroduceerd in Class, hebben nog steeds twee verschillende gebruikersnamen voor het portaal en het LMS.
De accounts van een portaalgebruiker en van de LMS gebruiker (die ook docent of leverancier kan zijn) zijn aan elkaar gekoppeld.
Je kunt de gebruikersnaam van een LMS gebruiker (die ook docent of leverancier kan zijn) aanpassen, maar daardoor wijzigt ook de gebruikersnaam van de hieraan gekoppeld portaalgebruiker. Een medewerker die zowel portaalgebruiker als LMS gebruiker (en eventueel als docent of leverancier inlogt in de beheeromgeving), logt in het leerportaal en in de beheeromgeving altijd met dezelfde gebruikersnaam in.
Hetzelfde geldt voor het e-mailadres. Je kunt het e-mailadres van een LMS gebruiker (die ook docent of leverancier kan zijn) aanpassen, maar daardoor wijzigt ook het e-mailadres van de hieraan gekoppeld portaalgebruiker.
Wat gebeurt er als ik ook een HR koppeling heb, die de gebruikersnaam en het e-mailadres van medewerkers (portaalgebruikers) actualiseert?
Als de gebruikersnaam en/of het emailadres van portaalgebruikers wordt bijgewerkt via een HR koppeling (bijvoorbeeld elke nacht), dan zal deze handmatig doorgevoerde wijzigingen overschrijven. Dat geldt ook voor de gebruikersnaam en het e-mailadres.
