Class kent twee soorten leerpaden: persoonlijke leerpaden per medewerker en algemene leerpaden (op basis van bijvoorbeeld rol of team). Deze twee soorten leerpaden kunnen worden ingezet om medewerkers de benodigde vakinhoudelijke opleidingen (verplichte certificeringen) te laten volgen, die nodig zijn om als professional te kunnen werken. In Class kunnen eisen aan het persoonlijk profiel worden gekoppeld, maar ook aan de functie of aan de afdeling. Op die manier is het mogelijk voor de klant om compliant te zijn aan de verplichtingen en daarop te sturen.
Letop! Class kende voorheen ook functieleerpaden. Functieleerpaden worden uitgefaseerd, daar zijn toewijzingsprofielen voor in de plaats gekomen. Gebruik een toewijzingsprofiel als je een leerpad wilt uitrollen onder een groep medewerkers met dezelfde functie.
Persoonlijk leerpad De medewerker van je organisatie kan in het leerportaal zijn eigen leerpad(en) inrichten, al dan niet in samenwerking met zijn leidinggevende. De medewerker heeft uitgebreide mogelijkheden om doelen te formuleren en hieraan specifieke acties te verbinden. Bijvoorbeeld: een specifieke vakopleiding gaan volgen. De medewerker kan ook aangeven welke specifieke vaardigheden hij wil ontwikkelen. Aan de persoonlijk leerpad kan een periode of einddatum worden gekoppeld, met een indicatie of, wanneer en met wie een evaluatie van het persoonlijke leerpad plaatsvindt.
Algemene leerpaden (voor bijvoorbeeld een rol of een team) Met deze functionaliteit kan de organisatie een leerpad bestaande uit diverse leeractiviteiten samenstellen. Hierbij kan zij een selectie maken uit het totale aanbod van leeractiviteiten in Class. Het kan gaan om een opleiding uit het externe open aanbod, een eigen interne opleiding of een e-learningmodule.
Class beschikt over de mogelijkheid voor de organisatie om toewijzingsprofielen in te richten voor het automatisch koppelen van algemene leerpaden aan medewerkers. Een toewijzingsprofiel bestaat uit één of meer eigenschappen van medewerkers, op basis waarvan een leerpad automatisch aan de medewerkers met deze eigenschap(pen) wordt toegewezen. Dit kunnen vaste eigenschappen zijn, zoals gegevens uit het dienstverband (het team van de medewerker of de datum van indiensttreding), maar ook dynamische eigenschappen die door de organisatie volledig zelf zijn in te richten, zoals medewerkers met een bepaalde vooropleiding.
Class ondersteund het creëren van adaptieve leerpaden, waar afhankelijkheden kunnen worden gedefinieerd in het te volgen pad van leeractiviteiten, afronding en certificering, voor één of meerdere gespecificeerde doelgroepen of medewerkers.
Definities
Term Class
Gelijkwaardige termen
Omschrijving
Leerpad
Is een verzameling van leerpad modules.
Leerpad modules
Is een verzameling van leeractiviteiten
Toewijzingsprofiel
Profiel of doelgroep
Is een groepering van medewerkers d.m.v filters.
Toewijzing
Het koppelen van medewerkers in een toewijzingsprofiel aan diverse leerpaden.
Leeractiviteit
Opleiding, training, activiteit
Certificaat
Certificaat kun je behalen bij het afronden van een leeractiviteit.
Dit hoofdstuk beschrijft hoe je tijdelijk alvast nieuwe leerpaden en toewijzingsprofielen kunt aanmaken, terwijl de oude modules nog actief zijn.
Belangrijk: de oude en nieuwe modules gebruiken andere database velden en kan daarom dus ook NIET gelijktijdig gebruikt worden. Als in; een nieuw leerpad openen in de oude backoffice schermen en vice versa.
Fases
Vóór live: Het is mogelijk om vóór de livegang alvast nieuwe leerpaden en toewijzingsprofielen aan te maken.
Live gaan: Bij het livezetten van de nieuwe modules zal de informatie uit de oude module automatisch gemigreerd worden naar de nieuwe database velden, zodat je deze kunt beheren in de nieuwe backoffice schermen.
Toewijzingsprofielen
In de nieuwe module zie je snel welke profielen actief/niet actief zijn.
Oude toewijzingsprofielen NIET bewerken!
Nieuwe toewijzingsprofielen op status NIET ACTIEF zetten
Nieuwe toewijzingsprofielen worden nog niet gebruikt in de onderliggende systeemtaken.
Nieuwe toewijzingsprofielen voorzien van een code of tag, zodat we deze later gemakkelijk kunnen live zetten.
Leerpaden
Oude leerpaden NIET bewerken!
Nieuwe leerpaden NIET Publiceren
Een nieuw leerpad is nog niet beschikbaar in het leerportaal. Wanneer je deze niet aan aan catalogi koppelt is deze niet zichtbaar.
Nieuwe leerpaden voorzien van een code of tag, zodat we deze later gemakkelijk kunnen live zetten.
In deze werkinstructie zullen we je stap voor stap mee nemen in het inrichten van een leerpad.
Hieronder staat een samenvatting, hieronder kun je alle stappen uitgebreid doorlezen.
Klik op aanbod -> leerpad toevoegen -> Bij Submodules kan er gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld ”junior” ”medior” en ”senior”. Bij iedere submodule kunnen er leeractiviteiten worden toegevoegd. ul de benodigde gegevens en leeractiviteiten toe. -> Vul de module voorwaarden in, voor uitleg kan hieronder worden gelezen wat deze voorwaarden kunnen zijn. -> Vul minimaal aantal af te ronden onderdelen.
We zullen een fictief leerpad inrichten voor ontwikkelaars van Class. * Fictief leerpad in het leerportaal
Stap 1 (Nieuw leerpad toevoegen)
Klik op de knop “Leerpad toevoegen” om een nieuw leerpad toe te voegen. In de popup zal gevraagd worden om een naam in te voeren.
Stap 2 (Leerpad inrichten)
Je kunt nu het zojuist aangemaakte leerpad inrichten met leeractiviteiten en modules.
Info: Een leerpad kan één of meerdere modules bevatten. En in een module kan je één of meerdere leeractiviteiten toevoegen. Per module kun je dan aangeven welke leeractiviteiten verplicht of niet verplicht zijn voor het afronden van die specifieke module.
We gaan nu drie modules toevoegen (Welkom, Junior en Medior) met aantal leeractiviteiten.
Modules toevoegen:
Begin met het toevoegen van een nieuwe modules “Welkom bij Class team!”, “Junior” en “Medior”
Voer de namen en een beschrijving in.
Leeractiviteiten toevoegen:
In de module kun je nu een leeractiviteiten toevoegen. Na het klikken op de knop “Opleiding toevoegen” zal er een regel beschikbaar komen waar je kunt zoeken naar de betreffende opleiding.
Info: Het vinkje geeft aan of opleiding verplicht is ja/nee
Voor het zoeken naar de opleiding kun je gebruik maken van de filters. Wanneer je op een opleiding klikt, zal deze worden geselecteerd in het leerpad.
Module voorwaarden inrichten
Per module in een leerpad kun je verschillende voorwaarden inrichten, dit bepaalt wanneer een medewerker een module heeft afgerond. Je kunt dit instellen via de gereedschaps- sleutel naast de titel.
Is verplicht
Je kunt hier aangeven dat de medewerker de module verplicht moet afronden om compliant op het leerpad te worden.
Afronden in vaste volgorde
Dit is een visuele indicatie aan de medewerker dat verwacht wordt deze in vaste volgorde af te ronden. Let op! Dit is géén restrictie, alleen visueel!
Minimaal aantal af te ronden onderdelen
Als er submodules onder deze module vallen: Als geen van de submodules die onder deze module vallen als ‘verplicht’ zijn aangegeven, bepaalt dit getal hoeveel van de ‘niet verplichte’ submodules er minimaal afgerond moeten worden om de module te voltooien.
Als er geen submodules die onder deze module vallen maar alleen leeractiviteiten: Als geen van de leeractiviteiten die onder deze module vallen als ‘verplicht’ zijn aangegeven, bepaalt dit getal hoeveel van de ‘niet verplichte’ leeractiviteiten er minimaal afgerond moeten worden om de module te voltooien.
Let op! Je kunt theoretisch situaties creëren waarbij de module direct afgerond is. Dit kan:
Bij situatie 1: als alle submodules die er rechtstreeks onder vallen optioneel zijn, en het minimaal aantal te behalen op 0 staat.
Bij situatie 2: als alle leeractiviteiten die er rechtstreeks onder vallen optioneel zijn, en het minimaal aantal te behalen op 0 staat.
Afronden binnen
Je kunt hier aangeven binnen welke periode iemand een module dient af te ronden.
Verstuur notificatie
Als je dit aanvinkt dan wordt notificatie 72 (‘Herinnering voor tijdig afronden van (een module in) je leerpad’) aan de medewerker verstuurd als als deze de module nog niet afgerond is op het ingestelde verzendmoment voor notificatie 72. Alleen voor modules met verplichte leeractiviteiten of met een minimaal aantal af te ronden leeractiviteiten kan de notificatie van toepassing zijn.
Deze instelling en notificatie 72 zijn beschikbaar vanaf release Qetesh (8.15).
Leerportaal
In het leerportaal worden de instellingen op verschillende manieren weergeven. Hieronder de weergaves.
Dit zou kunnen door een combinatie van de catalogi rechten van de backoffice gebruiker en aan welke catalogi het leerpad is gekoppeld.
Backoffice gebruikers met beperke catalogi rechten kunnen bijvoorbeeld géén leerpaden zien die niet zijn gekoppeld.
Nadat je bent ingelogd in de Backoffice van Class navigeer je naar ‘Aanbod > Toewijzingsprofielen’.
Een nieuwe pagina wordt getoond. Je vindt het leerpad door te klikken op ‘Zoek leerpad’ in het filterscherm of door te bladeren in het overzicht.
Hierna kun je een nieuw toewijzingsprofiel toevoegen door te klikken op de knop ‘Toewijzingsprofiel toevoegen’.
Er wordt een pop-up getoond. Vul hier de gegevens in van het nieuwe toewijzingsprofiel. Vergeet niet het toewijzingsprofiel te activeren door ‘Actief’ aan de vinken. Klik dan op ‘Toevoegen’.
Het detailscherm van de toewijzingsprofiel wordt getoond. Kies hier het menu-onderdeel ‘Leerpaden’.
Het betreffende leerpad die je wilt toewijzen op basis van het toewijzingsprofiel vind je door te klikken op ‘Zoek leerpad’. Je kunt dan een leerpad kiezen uit de getoonde lijst.
Klik vervolgens op de keuzebalk naast ‘Toewijzen’ en kies hier de optie ‘Leeractiviteit gestart is’. Hierna kies je de leeractiviteit en vervolgens het aantal dagen na start leeractiviteit wanneer het nieuwe leerpad toegewezen moet worden.
Klik hierna op de knop ‘Opslaan’. De toewijzingsprofiel is nu actief.
Als je een bepaald leerpad toegewezen hebt gekregen, dan kun je vanaf het leerpadenoverzicht in Class, inschrijven op de leeractiviteiten in het leerpad. Onderstaand laten wij zien hoe je dat kunt doen.
Nadat je bent ingelogd in het Class portaal ga je naar ‘Mijn Ontwikkeldossier’ (de naam kan per portaal afwijken. Dit is het persoonlijk overzicht van de deelnemer).
Klik hierna op het onderdeel ‘Leerpaden’.
Een lijst met Leerpaden wordt getoond. Klik op het leerpad om deze te openen.
Een nieuwe pagina wordt getoond met de diverse modules in het leerpad. Je kunt de leeractiviteiten in de module bekijken door te klikken op ‘Bekijk leeractiviteiten’.
De benodigde leeractiviteiten voor de module worden opgeklapt. Om je direct in de schrijven klik je op ‘Bekijk uitvoeringen’.
De uitvoeringen worden in een lijst getoond. Als je een keuze hebt gemaakt voor een uitvoering, klik dan op ‘Toevoegen aan inschrijvingslijst’.
De inschrijving wordt dan toegevoegd aan de inschrijvingslijst. Deze stappen herhaal je tot je een keuze heb gemaakt voor alle leeractiviteiten.
Als je later besluit dat een bepaalde uitvoering toch niet de juiste is, dan kun je deze nog verwijderen door e klikken op de knop ‘Verwijderen’ onder de leeractiviteit in de inschrijvingslijst.
Heb je jouw keuze gemaakt, klik dan op inschrijven. Je wordt hierna geleid naar de inschrijvingspagina, waar je jouw inschrijving kunt afronden.
De leerpad leeractiviteiten rapportage geeft inzicht in de compliancy van medewerkers. De rapportage is te vinden in de Rackoffice van Class via het menu Rapportage > Compliancy.
Er wordt een nieuwe pagina getoond met twee rapportages: Leerpad matrix en leerpad leeractiviteiten rapportage. Het gaat hierbij om de tweede rapportage op deze pagina.
De pagina toont voor deze rapportage een aan filters die er gebruikt kunnen worden om zo een specifieke export te maken van de rapportage. Je kunt als gebruiker ervoor kiezen om één of meerdere filters te gebruiken of zelfs geen filters (als er geen filters worden gebruikt, dan zal het volledige rapport uitgedraaid worden.
Onderstaand geven we kort aan welke filters er beschikbaar zijn voor de rapportage.
Naam/nummer gebruiker
Dit filter gebruik je om de gegevens van een specifieke gebruiker uit te draaien in de rapportage.
Organisatie
Omdat organisaties al vooraf bekend zijn, worden de beschikbare organisaties getoond zodra er in het veld getypt wordt.
Organisatieonderdeel
Er is een lijst met beschikbare organisatieonderdelen. Je vult de naam van het organisatieonderdeel in door deze te selecteren in de lijst.
Afdeling
Er is een lijst met beschikbare afdelingen. Je vult de naam van de afdeling in door deze te selecteren in de lijst.
Functie
Er is een lijst met beschikbare functies. Je vult de naam van de functie in door deze te selecteren in de lijst.
Toewijzingsprofiel
Er is een lijst met beschikbare toewijzingsprofielen. Je vult de naam van het toewijzingsprofiel in door deze te selecteren in de lijst.
Leerpad
Er is een lijst met beschikbare leerpaden. Je vult de naam van het leerpad in door deze te selecteren in de lijst.
Soort leerpad
Er is een lijst met beschikbare leerpad soorten (Persoonlijk, Functie, Toegewezen). Je vult de soort in door deze te selecteren in de lijst.
Ingeschreven
Dit filter geeft aan of een gebruiker is ingeschreven voor een betreffende leeractiviteit die is gekoppeld aan een leerpad. Er zijn voor dit filter twee opties ‘Ja’ of ‘Nee’.
Qualified
Dit filter geeft aan of de leeractiviteit is behaald of niet. Er zijn voor dit filter twee opties ‘Ja’ of ‘Nee’.
Afrondingsdatum
Dit filter geeft je de mogelijkheid om een periode in te stellen waarbij er wordt gekeken naar de afrondingsdatum van de leeractiviteiten.
Let op! Bij het gebruik van de filter ‘afrondingsdatum’ wordt er geen resultaat getoond in de rapportage. Deze bug wordt momenteel nog opgelost. Deze filter kan om deze reden nog niet gebruikt worden.
Alleen verplichte leeractiviteiten weergeven
Dit filter geeft je de mogelijkheid om enkel verplichte leeractiviteiten uit te draaien. Als de optie is uitgevinkt worden alle leeractiviteiten getoond.
Alleen actieve gebruikers met actieve dienstverbanden tonen
Dit filter geeft je de mogelijkheid om enkel actieve gebruikers met actieve dienstverbanden uit te draaien. Als de optie is uitgevinkt worden alle gebruikers getoond.
Als organisatie heb je de keuze of je welof niet naar ontwikkeluren wilt vragen voor leeractiviteiten die onderdeel zijn van een leerpad waar de medewerker voor is ingeschreven.
Dit kan je instellen in de catalogus instellingen (Aanbodbeheer–> Ontwikkeluren).
Als de checkbox is aangevinkt:
Een medewerker die zich inschrijft op een leeractiviteit die onderdeel is van een leerpad waar hij op is ingeschreven, wordt op het inschrijfformulier wel gevraagd om een inschatting te doen van de ontwikkeluren die hij nodig heeft.
Als de checkbox is uitgevinkt:
Een medewerker die zich inschrijft op een leeractiviteit die onderdeel is van een leerpad waar hij op is ingeschreven, wordt op het inschrijfformulier niet gevraagd om een inschatting te doen van de ontwikkeluren die hij nodig heeft.
Goed- en afkeuren persoonlijke leerpaden Als je deze instelling aan zet, dan moet een persoonlijk leerpad dat een medewerker voor zichzelf (evt. samen met zijn leidinggevende) samenstelt, goedgekeurd worden door zijn directe leidinggevende.
Een leidinggevende ziet in het management dashboard onder het menu item ‘Goed- en afkeuren’ een submenu item ‘Persoonlijke leerpaden’. Hier kan de leidinggevende het persoonlijk leerpad goedkeuren of afkeuren.
Het menu item is er niet als de instelling uit staat. In dat geval hoeft moet een persoonlijk leerpad dat een medewerker voor zichzelf (evt. samen met zijn leidinggevende) samenstelt, niet goedgekeurd worden door zijn directe leidinggevende.
Catalogus vertaling ‘Persoonlijk ontwikkel plan’ De standaard term in Class is ‘Persoonlijk leerpad’. Sommige organisaties gebruiken een andere term dan Persoonlijk leerpad. Bijvoorbeeld ‘Persoonlijk leerlijn of ‘Persoonlijk ontwikkelplan’. Met deze instelling bepaal je de term die in het portaal getoond wordt.
Tip: check ook de catalogus vertalingen (via Systeeminstellingen -> Catlogi en notificaties) allemaal op het gebruik van het woord ‘Persoonlijk leerpad’ als je een alteratief woord wilt gebruiken. Het is bekend dat niet 100% van alle resources (te vertalen termen) kijken naar de instelling Catalogus vertaling ‘Persoonlijk leerpad’.
