Catalogusinstellingen: Applicatiebeheer – Privacy
Anonimiseren, ook wel datamasking genoemd, is een methode waarbij persoonsgegevens zodanig worden bewerkt dat deze niet meer gebruikt kunnen worden om een persoon te identificeren. Deze bewerking is onomkeerbaar.
Anonimisering wordt op een aantal verschillende manieren gerealiseerd.
- Gebruikersnaam en gebruikersnummer worden geheel willekeurig in andere data vertaald.
- Achternaam wordt vertaald naar Geanonimiseerd
- Het opmerkingenveld bij een gebruiker krijgt een notitie met de datum en reden van de anonimiseringsactie.
- Inschrijvingen en orders blijven gewoon nog bestaan, maar zijn niet meer te herleiden naar de desbetreffende gebruiker.
Het anonimiseerproces wordt in Class uitgevoerd door twee jobs in te stellen.
Instelling ‘Medewerkergegevens anonimiseren’
Let op: met deze instelling ‘Medewerkergegevens anonimiseren’ zet je niet de anonimiseer-job aan. Een technisch consultant kan je helpen om de job ‘AnonymizeEmployeesJob’ aan te zetten. Deze job anonimiseert medewerkers die de status ‘niet actief’ of ‘niet bevestigd’ hebben, waarvan het account meer dan x (een hier instelbare waarde) maanden geleden aangemaakt en gebruikt is.
Om de job daadwerkelijk te laten draaien, is het wel noodzakelijk om ook de instelling ‘Medewerkergegevens anonimiseren’ aan te zetten. Vervolgens kan je:
- het standaard aantal maanden dat de Medewerker ‘niet actief’ of ‘niet bevestigd’ moet zijn geweest voordat deze geanonimiseerd wordt instellen.
- het maximaal aantal medewerkers instellen dat tegelijkertijd geanonimiseerd kan worden. Ingeval er meer te anonimiseren medewerkers zijn dan het hier gedefinieerde aantal medewerkers, dan wordt de Job niet uitgevoerd en wordt de melding ‘Exceptionally large amount of employees to anonymize ([aantal mdw]]), so bailing out!‘ in het log bestand op de server weggeschreven
Instelling ‘Automatisch medewerkers uitdienst zetten’
Let op: met deze instelling ‘Medewerkergegevens anonimiseren’ zet je niet de anonimiseer-job aan. Een techniscch consultant kan je helpen om de job ‘AutomaticEmploymentDepartureJob’ aan te zetten. Deze job zet de status van medewerkers die aan een catalogus gekoppeld zijn en langer dan x (een hier instelbare waarde) maanden nergens ingeschreven of in dienst zijn geweest worden op ‘niet actief’ of ‘niet bevestigd’.
Om de job daadwerkelijk te laten draaien, is het wel noodzakelijk om ook de instelling ‘Medewerkergegevens anonimiseren’ aan te zetten. Vervolgens kan je het vereiste aantal maanden dat een medewerker nergens ingeschreven of in dienst zijn geweest is hier instellen.
Archipel Academy adviseert om beide jobs aan te zetten. Het aantal maanden dat ingesteld wordt, wordt besproken tijdens de implementatie besproken en is een keuze/verantwoordelijkheid van de organisatie die Class in gebruik heeft.