Inschrijving bekijken/beheren
Inschrijvingen bekijken en bewerken
Ga naar deelname -> inschrijvingen -> zoek de inschrijving -> druk op potloodje om deze te bewerken.
In het venster ‘Inschrijving bewerken’ zijn verschillende tabbladen beschikbaar, hieronder volgt een uitleg van de onderdelen binnen de inschrijving.
- Details
- Kosten
- Certificaten en diploma’s
- Mutatielijst inschrijvingen
- Mutatielijst ordersIn de volgende deelhoofdstukken wordt meer informatie gegeven over de informatie die binnen deze tabs is te vinden.
Tab Details
De details van een inschrijving kunnen bekeken en (in beperkte mate) aangepast worden. Een inschrijving bestaat uit de volgende eigenschappen. In de kolom ‘Bewerkbaar’ staat aangegeven of de eigenschap aangepast kan worden.
| Eigenschap | Toelichting | Bewerkbaar |
| Algemeen | ||
| ID | Het unieke referentienummer van een inschrijving (deze wordt automatisch gegenereerd). | |
| Catalogus | Op welke catalogus is de inschrijving van toepassing? | |
| Inschrijver | De gebruiker die de inschrijving heeft ingediend. | |
| Deelnemer | De betrokken cursist. | |
| Dienstverband deelnemer | Vanuit welk dienstverband van de cursist is de inschrijving geboekt (dit bepaalt immers zaken als autorisator en kostenplaats). | |
| Onderdeel van groepsinschrijving | Maakt de inschrijving deel uit van een groepsinschrijving? | |
| Opmerkingen bij inschrijving | Door de inschrijver op het moment van inschrijven ingevulde opmerkingen. | |
| Extra info bij inschrijving | ||
| Voldoet aan ingangseisen | Hiermee kan worden aangegeven dat de cursist voldoet aan de ingangseisen voor deze leeractiviteit. | ja |
| Notificatie per sms ontvangen | Hiermee wordt geregistreerd of de inschrijver heeft aangegeven dat er een SMS-notificatie moet worden verzonden. Let op: Deze functionaliteit vereist enige inrichting. Neem a.u.b. contact met ons op als u interesse heeft in het ontvangen van notificaties per SMS. | ja |
| Document | Het is mogelijk om via het LMS een document bij te sluiten bij een inschrijving (bijvoorbeeld een in gescand inschrijfformulier). | ja |
| Opmerkingen backoffice | Mogelijkheid voor de backoffice om aantekeningen toe te voegen. | ja |
| Resultaten | ||
| Geslaagd | Hiermee kan worden aangegeven of de cursist geslaagd, niet geslaagd of aanwezig geweest is is voor de leeractiviteit waar deze inschrijving betrekking op heeft. De optie ‘aanwezig’ kennen we omdat er ook leeractiviteiten zijn die niet per se vereisen dat de deelnemer slaagt of zakt. Aanwezigheid is voldoende.Als een cursist geslaagd is kan hij een bewijs van deelname downloaden via het leerportaal.
De ‘geslaagd’-optie zal voor inschrijvingen voor online trainingen automatisch worden gezet nadat de voortgang 100% is EN de scores van alle (gradeable) leeractiviteiten gelijk of hoger zijn dan het minimum voor een voldoende. Die minimumscore kan zelfs 0 zijn zodat alle afgeronde online trainingen altijd resulteren in een bewijs van deelname in de historie van afgeronde trainingen. |
ja |
| Studiepunten | Het aantal studiepunten dat behaald is met slagen van deze leeractiviteit. | ja |
| Opmerkingen docent | ||
| Score (klassikaal) | Cijfer van het klassikale deel van de leeractiviteit (getal met maximaal 1 decimaal). | ja |
| Score (eindtoets) | Cijfer van de eindtoets (getal met maximaal 1 decimaal). | ja |
| Score (e-learning) | Indien de inschrijving betrekking heeft op een leeractiviteit met e-learning wordt hier de gemiddelde score voor het online deel van de leeractiviteit weggeschreven vanuit de online leeromgeving. | |
| Voortgang (e-learning) | Indien de inschrijving betrekking heeft op een leeractiviteit met een online leeromgeving (Moodle) wordt hier de voortgang in het online gedeelte van de leeractiviteit weggeschreven.Mogelijke waardes zijn:
– Onbekend Wanneer de e-learning de voortgang “afgerond” heeft en de einddatum van de leeractiviteit ligt in het verleden, zal de inschrijving automatisch de status “afgerond” krijgen. De voortgang ‘onbekend’ betekent dat er in de online leeromgeving geen voorwaarden zijn ingesteld voor het afronden van de leeractiviteit. |
|
| Startdatum | Datum waarop met de e-learning gestart is. | |
| Datum voltooiing | Datum waarop de e-learning met een voldoende is afgerond. | |
| Resultaat online leeractiviteiten | Opsomming van de individuele leeractiviteiten met de behaalde scores. | |
| Leeractiviteit | ||
| Soort leeractiviteit | Het soort leeractiviteit waarvoor ingeschreven is: open aabod/maatwerk/vrije keuze/volledig online/materiaal/Incompany/overige | |
| Naam leeractiviteit | De betreffende leeractiviteit waarop de aanvraag betrekking heeft (als link te benaderen). | |
| Naam uitvoering | Het betreffende uitvoering waarop de inschrijving betrekking heeft (als link te benaderen). Als de uitvoering is gearchiveerd dan wordt hier niets getoond. | |
| Startdatum uitvoering | Startdatum van de uitvoering waarvoor de aanvraag is ingediend (op het moment van inschrijven). | |
| Einddatum uitvoering | Einddatum van de uitvoering waarvoor de aanvraag is ingediend (op het moment van inschrijven). | |
| Inclusief overnachting | Is er een overnachting gekozen bij de inschrijving (kan alleen indien een overnachting een optie is bij de betreffende leeractiviteit). | |
| Workflow | ||
| Status | De status van de inschrijving binnen de Class inschrijving workflow:• Concept (alleen bij vrije keuze) • Aangevraagd (alleen bij vrije keuze) • Nog goed te keuren door 1eautorisator • Nog goed te keuren voor 2eautorisator • Nog goed te keuren door 3e autorisator • Afgekeurd door de autorisator • Afgekeurd door 2e autorisator • Afgekeurd door 3e autorisator • Goedgekeurd • Geannuleerd door cursist • Geannuleerd door leverancier • Geannuleerd door backoffice • Aangemeld bij leverancier • Afgerond • No show |
ja |
| Studieovereenkomst status | Hiermee wordt bijgehouden of er een studieovereenkomst van kracht is voor de inschrijving en kan er eveneens worden geregistreerd dat deze getekend is ontvangen.
Status van de studieovereenkomst: • Niet van toepassing |
|
| 1e autorisator | De autorisator voor de inschrijving. | |
| 2e autorisator | De eventuele 2e autorisator voor de inschrijving. | |
| 3e autorisator | De eventuele 3e autorisator voor de inschrijving. | |
| Show deelnemer | ||
| Datum inschrijving | Datum waarop de inschrijving is aangemaakt. | |
| Datum goedkeuring | Datum vanaf wanneer de inschrijving tot stand is gekomen. | |
| Datum goedkeuring 1e autorisator | Datum vanaf wanneer de inschrijving tot stand is gekomen. | |
| Datum goedkeuring 2e autorisator | Datum vanaf wanneer de inschrijving tot stand is gekomen. | |
| Datum bevestiging leverancier | Datum vanaf wanneer dat de inschrijving volledig is goedgekeurd. | |
| Annuleringsdatum | De datum van annuleren, wordt automatisch ingevuld als de status wordt aangepast naar geannuleerd. | |
| Annuleringsreden | De reden die is opgegeven voor een annuleringsaanvraag. Als de annuleringsaanvraag wordt afgekeurd, dan behoudt de inschrijving de status Goedgekeurd maar blijft de reden voor de annuleringsaanvraag in de backoffice toch zichtbaar bij de inschrijving. Zo is op elk moment in te zien dat voor een inschrijving ooit een annuleringsaanvraag is gedaan. | |
| Afspraken voor goedkeuring | Door een autorisator ingevoerde afspraken ingevuld op het moment van goedkeuren of afkeuren van de inschrijving. | |
| Reden afkeuring | De eventuele reden van afkeuring zoals opgegeven door de autorisator. | |
| Kosten | ||
| Totale kosten (verkoop) excl. BTW | Totaal van alle verschillende prijzen per inschrijving voor de betreffende leeractiviteit op het moment van inschrijven (opleidingskosten, overnachtingskosten, etc.). | |
| Geen servicekosten van toepassing | Deze wordt standaard ingesteld op de waarde die hoort bij de betreffende leeractiviteit. | ja |
| Ingezet persoonlijk budget | Het bedrag dat de deelnemer heeft ingezet aan persoonlijk budget voor de bekostiging van de verkoop kosten | ja |
Tab Kosten
De bestelbare producten binnen Class (inschrijvingen, uitvoeringen en leeractiviteiten) hebben een tab genaamd kosten. Binnen deze tab zijn de kosten van de inschrijving in te stellen en de orders voor deze producten te beheren.
Voor leeractiviteiten is het mogelijk om de prijs op inschrijvingsniveau te definiëren. Wanneer er in de kostentab van de leeractiviteit of de uitvoering is aangegeven dat er kosten per inschrijving gelden, dan zijn de orders terug te vinden in deze tab. Daarnaast kunnen er servicekosten per inschrijving gelden. Deze worden ingesteld per opleidingssoort binnnen de organisatie. Afhankelijk van of de optie ‘servicekosten als aparte order aanmaken’ binnen de details-tab van de organisatie staat aangevinkt, worden de servicekosten als aparte order of als orderregel getoond.
Er kunnen ook handmatig orders worden toegevoegd aan de inschrijving door de knop order toevoegen te gebruiken.
Tevens is het mogelijk om handmatig servicekostenorders aan de inschrijving toe te voegen middels de knop servicekostenorder toevoegen.
Annuleren
Als de deelnemer de inschrijving annuleert of omboekt, kunnen er annuleringskosten van toepassing zijn. Indien de status van de order ‘concept’ is, dan zullen de kosten van de bestaande order worden aangepast naar de annuleringskosten voor inkoop en/of verkoop. Wanneer een order met de status ’te factureren’ of ‘gefactureerd’ wordt geannuleerd of omgeboekt, dan wordt de bestaande order niet meer bijgewerkt maar wordt een nieuwe order gemaakt voor het bedrag dat gecrediteerd moet worden (in het geval de annuleringskosten lager zijn dan de kosten van de order).
NB: eventuele servicekosten worden ook meegenomen in de annuleringsvoorwaarden.
Tab Certificaten en diploma’s
Via deze tab kan een behaald certificaat of diploma naar aanleiding van het afronden van de leeractiviteit worden toegevoegd. Deze tab toont verder een overzicht van de reeds ingevoerde certificaten en diploma’s.
Bij het invoeren van een certificaat of diploma kunnen de volgende eigenschappen worden ingevoerd:
| Eigenschap | Toelichting |
| Naam | Naam van het certificaat (standaard gelijk aan de leeractiviteit naam waarvoor het certificaat wordt uitgereikt) |
| Type | Certificaat of diploma |
| Ingangsdatum | De datum waarop het certificaat of diploma is behaald. |
| Verloopdatum | De datum waarop het behaalde certificaat of diploma verloopt. |
| Document | Optioneel kan ook één document worden bijgesloten zoals bijvoorbeeld een in gescand exemplaar van een diploma. |
| Is uitgereikt? | Hiermee kan worden aangegeven of ook een fysiek certificaat is uitgereikt aan de cursist. |
Daarnaast kan er in het certificaat een sleutel worden opgenomen, waarmee een extra tekst kan worden toegevoegd die op het certificaat wordt getoond. Deze tekst is dus vrij in te vullen door de backofficegebruiker.
Tab Mutatielijst inschrijvingen
Op deze tab worden alle mutaties van de inschrijving gelogd met de volgende gegevens: wijzigingsdatum, backofficegebruiker die de actie heeft uitgevoerd en de oude en nieuwe waarde van gewijzigde velden.
Tab Mutatielijst orders
Op deze tab worden alle mutaties van de inschrijving m.b.t. de orders gelogd.