Over de Resourceplanner

De resourceplanner biedt de backoffice medewerkers de mogelijkheid om het aanbod te beheren op beschikbaarheid van locaties, faciliteiten en docenten. Daarnaast kunnen de backoffice medewerkers een beschikbaarheidsoverzicht creëren op basis van locatie, datum, tijd en vaardigheden.

Plannen van resources

De backoffice medewerker heeft de mogelijkheid om op basis van beschikbaarheid bijeenkomsten te plannen. De beschikbaarheid wordt in onderstaande vijf weergaves getoond:

Agenda overzicht
Op het agenda overzicht kan een backoffice medewerker direct een overzicht inzien van alle geplande en aankomende bijeenkomsten. De bijeenkomsten zijn gesorteerd op datum, zodat de backoffice medewerker kan zien welke bijeenkomsten er zijn gepland.

Uitvoering overzicht
Geeft de backoffice medewerker de mogelijkheid om op een handige en efficiënte wijze alle bijeenkomsten van een uitvoering weer te geven. Op basis van uitvoeringnaam of code kan de backoffice medewerker gemakkelijk een overzicht creëren van relevante bijeenkomsten en deze direct inplannen, door de eigenschappen van een bijeenkomst aan te passen.

Locaties planbord
Het locaties planbord biedt een overzicht van alle planbare locaties. De kracht van het planbord is de mogelijkheid om snel en simpel te kunnen filteren en de juiste locaties over te houden, voor het daadwerkelijk plannen van een bijeenkomst. Het planbord kan gefilterd worden op basis van naam, plaats en interne locaties(soort locatie).

Docenten planbord
Het docenten planbord geeft een overzicht van alle planbare docenten. De docenten kunnen worden teruggevonden op basis van vaardigheid en soort docent, zoals bijvoorbeeld interne docent, externe docent of een acteur.

Conflictenoverzicht
Het conflictenoverzicht geeft een overzicht van alle bijeenkomsten waarop conflicten zijn ontstaan op basis van de combinaties: datum, start- en eindtijd, docent of locatie. De kracht van het conflictenoverzicht is het ontlasten van de backoffice medewerker. Doordat het overzicht direct een verzameling geeft van alle conflicten in het aanbod toont, hoeft de backoffice medewerker niet op zoek te gaan naar het conflict. Daarnaast kan het conflict ook direct vanuit het conflictenscherm worden verholpen.

Vanuit alle overzichten kan er materiaal (beamers, flipovers, VR-brillen, laptops ect.), locaties, docenten en aanbod worden gepland. Het geplande aanbod is direct zichtbaar en klaar voor gebruik.

Het maken van beschikbaarheidsoverzichten van docenten

Backoffice medewerkers hebben de mogelijkheid om vrije dagen van een docent in te plannen in de kalender, zodat de beschikbaarheid van een docent tijdens het plannen van bijeenkomsten altijd actueel en zichtbaar is. Vrije dagen voor docenten kunnen worden gepland op basis van onderstaande gegevens:

• Titel van de vrije dag(en)
• Start- datum en tijd
• Eind- datum en tijd
• Herhaalpatroon (indien het om een reeks gaat)

Backoffice medewerkers kunnen vrije dagen voor docenten tegelijk aanmaken of per docent. Op die manier kunnen zij vaste vrije dagen van docenten gemakkelijk beheren. Geplande vrije dagen zijn direct zichtbaar in het docenten planbord en worden gemarkeerd met een aparte opmaak
(zie afbeelding: Docenten planboard).

Beschikbaarheid controleren tijdens het plannen

In alle overzichten kunnen bijeenkomsten worden gepland. Tijdens het plannen van bijeenkomsten kan er worden rekening gehouden met de beschikbaarheid van faciliteiten, docenten en locaties. De beschikbaarheid wordt gecontroleerd op basis van:

• Start- datum en tijd
• Eind- datum en tijd

De backoffice gebruiker kan zelf filteren op locaties, faciliteiten en docenten die niet beschikbaar zijn. Deze worden direct getoond in het overzicht. Het kan bijvoorbeeld wenselijk zijn om een locatie dubbel te boeken. Hiermee heeft de backoffice gebruiker op handige en efficiënte wijze inzicht in het plannen van locaties, faciliteiten en docenten.

Het maken van overzichten met vaardigheden van docenten

Docenten kunnen op basis van vaardigheid worden ingepland. De backoffice medewerker gebruiken namelijk drie soorten filters om het plannen van docenten te vereenvoudigen.

• Soort docent (interne docent, externe docent of een acteur)
• Naam van de docent
• Vaardigheid docent

Door het filteren op vaardigheid heeft de backoffice medewerker snel en eenvoudig een overzicht van docenten met de juiste vaardigheden voor het in te plannen aanbod.

Meerdere locaties toevoegen voor een bijeenkomst

Class biedt een mogelijkheid om extra locaties te reserveren voor een bijeenkomst. De mogelijkheid van een extra locatie boeken, geeft de backoffice gebruiker de optie om gemakkelijk twee of meer locaties toe te voegen voor een bijeenkomst. De extra locatie is niet zichtbaar in het aanbod voor de portaalgebruiker en wordt alleen getoond in de draaiboek rapportage.

Rapportages

Op eenvoudige wijze kunnen meerdere rapportages worden uitgedraaid die overzicht geven op het plannen en beheren van het aanbod. De backoffice medewerker hebben de mogelijkheid om een draaiboek uit te draaien. Het draaiboek geeft grip en inzicht op het ingeplande aanbod. Hiermee kan sturing worden gegeven en het helpt bij het afdragen van verantwoording met betrekking tot het ingeplande aanbod.

Ga voor voor meer uitleg over de rapprtage naar Draaiboek rapportage.